Le coût de l’archivage électronique enfin calculé au To/an

Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mardi 15 décembre 2009

Il y a quelque temps, le mensuel Archimag démontrait que "le coût de l’archivage électronique est nettement plus élevé que pour le papier". A l’occasion d’une étude menée pour une grande banque, Jacques Leret, consultant chez Opus Conseils, prouve le contraire.

"Les conclusions du mensuel Archimag, explique Jacques Leret, sont évidemment erronées dans la mesure où elles ont pris en compte le coût de la numérisation des documents à archiver et le fait que leur stockage est pris en charge en dehors de toute politique d’archivage raisonnée."

Dans la réalité, les entreprises s’engagent rarement dans la numérisation de leurs archives papier dans le seul but de pouvoir tirer parti des avantages de l’archivage électronique. "Elles savent bien que numériser pour archiver n’est pas rentable", souligne le consultant. Elles produisent, au contraire, des volumes croissants de documents nativement numériques, auxquels viennent s’ajouter les documents entrants, qu’elles numérisent dans des proportions croissantes pour optimiser leur traitement et augmenter leur productivité. En conséquence, la vraie question qui se pose à elles est de savoir comment conserver ces documents et à quels coûts.

L’étude conduite par Opus Conseils pour cette grande banque a ainsi évalué le coût moyen de possession de l’archivage traditionnel pour des flux papier à 15.000 euros/To/an (à 35.000 euros/To/an toutes charges internes comprises) ; et celui de l’archivage sur microfiches (flux éditiques internes) à 20.000 euros/To/an, cette évaluation comptant respectivement 50 ko/page pour les flux papier et 15 ko/page pour les flux éditique.

Dans le cas d’une entreprise industrielle devant gérer 1/5 de flux entrants numérisés et 4/5 de flux internes et sortants (CAO et SAP notamment), le coût d’une infrastructure d’archivage électronique a été estimé à 4.675 euros/To/an sur dix ans. Ce coût prend en compte le coût des licences logicielles pour 400 utilisateurs nommés ainsi que l’achat et la maintenance de serveurs de stockage Raid 5/6, répliqués et en partie CAS logique, pour une volumétrie annuelle d’archives comprise entre 2,5 et  3,5 To/an sur 2010 et 2015.

Ce coût tombe à 3.100 euros/To/an sur dix ans dans le cas d’une infrastructure d’archivage électronique de type CAS logique, conçue pour 100 utilisateurs ; à 1.375 euros/To/an dans le cas d’une infrastructure de type Worm (Fast LTA-NAS) ; et à 1.000 euros/To/an dans le cas d’une infrastructure de type Worm sur juke-box de disques Blue-Ray.

La conservation des données et documents sur des systèmes de stockage hautes performances à accès (ultra) rapide est évidemment la plus onéreuse et donc réservée à la mise à disposition immédiate. Mais le propre des données et documents "à archiver" est de ne plus être sujets à des modifications et de ne pas être souvent consultés. Ils peuvent donc être versés dans des systèmes de stockage secondaires, voire tertiaires, moins performants et donc nettement plus économiques. Mais une telle approche économique de l’archivage électronique doit alors être anticipée et obéir à une vraie politique d’archivage, qu’il faudra définir préalablement : quoi conserver, pendant combien de temps et avec quel niveau de service ?

"Il est nécessaire de faire l’inventaire des besoins et des architectures cibles, résume Jacques Leret. Avant de faire ses choix technologiques, il faut définir le périmètre fonctionnel de son système d’archivage électronique et rechercher sa rentabilité, non pas « verticalement », mais « horizontalement », c’est-à-dire sur la globalité des impacts et des effets de la dématérialisation. On sera alors sûr qu’il sera toujours rentable".

Les approches actuelles de virtualisation du stockage (ou « cloud computing ») se prêtent naturellement à une évaluation « horizontale » des coûts et du ROI. Jacques Leret souhaite en conséquence qu’une prochaine révision de la norme NF Z42-013 prenne en compte cette nouvelle dimension de l’archivage. « La valeur probante d’une archive, dit-il, n’est plus attachée à la nature du support de stockage utilisé, mais aux conditions de sa conservation ».

 


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