Les coûts de l’e-facturation n’ont plus lieu d’être partagés
| Rédigé par Pierre Berendes le Lundi 26 octobre 2009 |
Le passage à la facturation électronique procure tant de gains au donneur d’ordres, qu’il peut sans risque prendre à sa charge les frais de migration de ses petits fournisseurs. C’est même un gage de déploiement rapide de son projet.
Il fut un temps, pas très éloigné, où les grands donneurs d’ordre demandaient à leurs petits fournisseurs de prendre à leur charge leurs propres frais de migration vers la facturation électronique, puisqu’ils allaient faire des économies de timbre et de papier. Mais cette attitude de supériorité a de moins en moins cours. On peut même avancer qu’elle a totalement disparu. Les donneurs d’ordre prennent désormais tous les frais à leur charge, puisqu’ils sont les grands gagnants de la migration.
La dématérialisation des factures entrantes les fait en effet accéder à une gestion électronique des pièces comptables, qui va enfin leur éviter de les égarer, donc à leurs services comptables de ne plus perdre des journées entières à les retrouver. Ils les retrouveront même instantanément à l’écran en quelques clics. Ce gain n’a jamais été vraiment chiffré nulle part. Mais on peut être sûr qu’il est significatif.
Et ce n’est pas le seul avantage procuré. La dématérialisation oblige également le donneur d’ordre à remettre à plat tous ses circuits de traitement existants. A les cartographier et à les rationaliser enfin. Cet audit préalable a partout été très profitable. « Les manipulations inutiles, les doubles circuits, qui se sont superposées au fil du temps, vont alors sauter aux yeux, indique Vanessa Debuire, responsable développement de l’offre GIS (Global Invoice Services) de Cegedim. Ce sera enfin l’occasion d’y mettre bon ordre. » En prenant en compte tous les frais cachés, il ne sera donc jamais difficile de diviser par trois au moins le coût d’un traitement manuel par une chaîne numérisée.
Les factures qui pourront ensuite être rapprochées automatiquement de leurs bons de commande n’auront plus besoin d’être vérifiées. Même le traitement des factures sans bons de commande pourra alors être progressivement automatisé. Les agents comptables pourront alors se concentrer sur la gestion des erreurs et des litiges. Inévitablement, ils établiront de meilleures relations avec les fournisseurs. Autre avantage constaté à l’Opac 38 : les acheteurs ont désormais connaissance de leurs factures le jour même de leur réception. « Ils ont donc maintenant le temps de vérifier sur place si les prestations ont été bien exécutées, souligne David Vioujas, directeur informatique de l’Office, alors que les anciennes procédures leur donnait rarement cette possibilité. »
Le donneur d’ordres pourra garantir ses délais de paiement, donc négocier des ristournes. Auchan a ainsi pu mettre en place un paiement à j+1 négociable, qui lui fait gagner plusieurs dizaines de milliers d’euros d’escompte par mois. Le donneur d’ordres aura aussi une meilleure visibilité sur sa trésorerie. Parmi 35 nouveaux scenarii possibles, les ERP de SAP permettent même au comptable de ne pas faire le bon à payer, tout en le provisionnant.
Le donneur d’ordres est donc sûr de son retour sur investissement au-delà de 50 000 factures dématérialisées par an. Il accède à tant de bénéfices, qu’il a parfaitement les moyens de prendre à sa charge les frais de migration de ses plus petits fournisseurs. Frais, qui ont d’ailleurs tendance à diminuer. Il suffira que le système comptable de ces fournisseurs soit en mesure de livrer des données de facturation dans un fichier plat de type CSV, que l’opérateur d’e-facturation pourra retraiter selon les besoins du destinataire. Ce fichier pourra également être converti en PDF signé, pour permettre sa visualisation par les deux parties. Cette formule est d’une telle simplicité qu’elle a détrôné les solutions de type web-EDI qui avaient été préconisées auparavant, et dont certains étaient effectivement tentés de faire partager le coût.
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