L’archivage PDF/A ? pas si simple que ça
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mardi 25 novembre 2008 |
Il y a finalement deux formes d’archivage électronique, qui peuvent se cumuler : l’archivage de documents électroniques déjà signés et le scellement par signature des documents versés en archives. Aucune ne s’improvise.
La première forme d’archivage découle de la loi du 13 mars 2000. Celle-ci confère en effet au document nativement électronique la qualité d’original (au même titre que le document papier) à condition d’être revêtu d’une signature électronique. L’impression d’un tel document n’est donc qu’une copie et il ne sert à rien d’archiver cette copie. Cet archivage concernera principalement les PDF signés, dans le cadre de la dématérialisation fiscale de factures par exemple.
Tous les PDF signés n’ont évidemment pas besoin d’un archivage de long terme à valeur probatoire (au-delà de cinq ans). Mais comment faire pour ceux qui en ont besoin ? On peut les convertir au format PDF/A-1, mais cette conversion va altérer la signature afférente. Autre inconvénient : dans le PDF/A, il sera difficile de vérifier que les 14 champs obligatoires d’une facture sont toujours présents.
Trois alternatives s’offrent néanmoins, selon Arnaud Belleil, directeur associé de Cecurity.com, éditeur de coffres-forts électroniques. La première consiste à re-signer les PDF/A avec une signature électronique externe. La deuxième, à pratiquer une double conservation : les PDF signés d’une part (pour l’usage probatoire) et leur conversion PDF/A d’autre part (pour l’archivage de long terme). La troisième alternative est préconisée par les Archives de France. Elle consiste à convertir le PDF signé en un fichier PDF/A, dont les méta-données vont inclure la vérification de la signature.
La deuxième forme d’archivage de long terme consiste à conférer avant versement une intégrité de long terme à des documents non signés et d’origines différentes (PDF, documents papier numérisés, flux d’impression…). Il convient alors de les convertir en PDF/A et de les sceller (vitrifier) par signature électronique. Mais plusieurs précautions doivent être prises : d’abord s’assurer que le fichier PDF source est bien conforme, veiller aux pertes de données éventuellement dues à cette conversion et s’assurer que le format cible reste lisible à très long terme.
En attendant que les technologies de conversion soient totalement fiables, les Archives de France ont donc décidé, dans le cadre du programme Pil@e, dont Cecurity.com assure la maîtrise d’œuvre, de conserver les documents dans leur version d’avant la dernière conversion ainsi que dans leur version de la dernière conversion. Il sera donc toujours possible de revenir à la première version, si par exemple les outils de conversion connaissent une forte amélioration.
Dans tous les cas Adobe Systems, qui est à l’origine des formats PDF et PDF/A, s’emploie à perfectionner les conversions. Le futur format PDF/A-2 permettra ainsi l’archivage des couches de plans 2D et des fichiers Jpeg 2000. Et le PDF/A-3, celui des formulaires électroniques et des objets 3D et multimédia.
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