Dématérialisation : en finir avec le papier
| Rédigé par Frédéric Bordage | |
La dématérialisation diminue le coût de traitement de l’information tout en fluidifiant les processus. Les grandes entreprises sont intéressées par la facture, tandis que les PME optimisent leur fonctionnement interne.
Alors que plus personne ne peut imaginer travailler sans sa messagerie électronique, les entreprises restent «accros» au papier. Elles ont réalisé 172 milliards de photocopies en 2000 (étude réalisée par Konica et Allgeier Computer) et le volume des documents imprimés augmente de 3 à 5% par an. Si bien qu’en 2000, le papier représentait encore 90 à 95% des informations circulant dans l’entreprise (Capital – septembre 2001).Essentiellement due à la lenteur de l’évolution du cadre législatif (voir encadré), cette situation est une véritable hérésie. Les processus basés sur des documents papier sont lents, coûtent cher et sont source d’erreurs. Par exemple, le coût du traitement manuel d’une facture chez le client – tri, enregistrement, contrôle et archivage – est estimé à 14 €, pour un délai moyen de 12 jours. Or, «il est possible de diviser ces ratios par 3» constate Jérôme Nicolet, directeur général de ReadSoft, un spécialiste du traitement automatique des documents.
Conscientes de ces enjeux, les entreprises cherchent à accroître leur réactivité, à améliorer la qualité de l’information et à abaisser son coût de traitement. Pour y parvenir, 30% d’entre elles dématérialisent des documents estime IDC France. Elles recourent pour cela à de nombreuses technologies d’échanges (EDI, XML, etc.), d’acquisition (scanner, LAD, etc.), et de preuve (signature et certificats électroniques).
Plusieurs niveaux de dématérialisation
Le concept de dématérialisation englobe trois réalités : la numérisation de supports physiques existants, la suppression des documents à la source et la dématérialisation fiscale.
La suppression des supports physiques – appelée aussi dématérialisation «simple» – comprend la numérisation, l’analyse et le traitement automatique de documents papier. Elle concerne essentiellement les flux entrant dans le système d’information (courriers, bons de commande, etc.). Avec l’accroissement des volumes papier produits au sein même de l’entreprise, elle se développe aussi pour optimiser l’archivage des documents internes non soumis à des contraintes juridiques.
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La dématérialisation à la source consiste à ne jamais produire de document papier. Ce dernier est remplacé par son équivalent électronique (PDF par exemple), ou mieux, par un écran desaisie : intranet, ERP, etc. Sa mise en œuvre au sein de l’entreprise est assez aisée pour les processus internes. En revanche, elle est soumise à un cadre juridique et technique très strict pour certains documents – factures et contrats par exemple – ce qui alourdit son coûtde mise en œuvre. Ces deux types de dématérialisation permettent surtout d’accélérer les processus tout en les fiabilisant. «Ils facilitent aussi les opérations de contrôle : rapprochement facture-commande par exemple»Maisilsne dispensent pas d’envoyer la facture sous forme papier, seule preuve exigible au regard du fisc et ouvrant droit à récupération de la TVA. Cette contrainte relativement lourde a freiné le déploiement des projets EDI "facture"» ajoute-t-il Conscient de la contrainte que constitue la création systématique de doubles papier, l’Etat autorise désormais les entreprises à dématérialiser totalement certains documents en dehors des flux EDI traditionnels. On parle alors de dématérialisation légale ou fiscale. La dématérialisation à la source consiste à ne jamais produire de document papier. Ce dernier est remplacé par son équivalent électronique (PDF par exemple), ou mieux, par un écran de saisie : intranet, ERP, etc. Sa mise en œuvre au sein de l’entreprise est assez aisée pour les processus internes. En revanche, elle est soumise à un cadre juridique et technique très strict pour certains documents – factures et contrats par exemple – ce qui alourdit son coût de mise en œuvre. Ces deux types de dématérialisation permettent surtout d’accélérer les processus tout en les fiabilisant. «Ils facilitent aussi les opérations de contrôle : rapprochement facture-commande par exemple» explique Eric Daubié, responsable marketing Europe de l’ouest chez Sterling Commerce. «Mais ils ne dispensent pas d’envoyer la facture sous forme papier, seule preuve exigible au regard du fisc et ouvrant droit à récupération de la TVA. Cette contrainte relativement lourde a freiné le déploiement des projets EDI "facture"» ajoute-t-il. |
«La valeur probante d’une dématérialisation s’évalue sur 12 points» Olivier Senot, Ingénieur d’Affaires Grands Comptes chez Posteasy «Les trois applications majeures de la dématérialisation sont le contrat numérique,la transmission électronique de données et l’archivage légal. La dématérialisation légale respecte une échelle de valeur en 12 points. Plus ce chiffre est élevé et plus la dématérialisation est probante au regard de lal oi. A titre d’exemple, la dématérialisation simple (LAD) n’obtient que 4 points. La lettre recommandée numérique 8 et la facture électronique de 8 à 12 pointsselon les solutions mises en œuvre.» Les 12 points à respecter
Contrat numérique
1. Identité et authentification numérique 2. Fichier structuré avec certaines Mentions obligatoiresou contractuelles 3. Application des procédures d’expédition et de réceptiondu fichier 4. Signature électronique avec ou sans certificat public Transmission de données Archivage légal |
Conscient de la contrainte que constitue la création systématique de doubles papier, l’Etat autorise désormais les entreprises à dématérialiser totalement certains documents en dehors des flux EDI traditionnels. On parle alors de dématérialisation légale ou fiscale. Comme c’est le document numérique qui fait foi, il n’est plus nécessaire de conserver un duplicata papier. «Après les différents documents liés à la commande (bon de commande, bon de livraison, etc.), la facture était la pièce manquante pour assurer une couverture complète des échanges électroniques commerciaux B2B» explique Eric Daubié. «Depuis la directive européenne 2001/115/CE, c’est chose faite : on peut la dématérialiser totalement sans passer par l’EDI» détaille-t-il.
Pour garantir un même niveau probant entre le papier et les octets, la loi exige cependant le respect d’un certain nombres de contraintes techniques, notamment d’identifier formellement les parties grâce à un certificat électronique, de garantir l’authenticité du document transmis grâce à une signature électronique, et bien entendu, de conserver le fichier en lieu sûr sans qu’il ne soit possible de le modifier. «La finalité est de retrouver un ensemble de garanties juridiques équivalent à celui existant dans le processus "papier" d’origine » explique Philippe Million-Rousseau, directeur général de Kotio.
Dans un monde professionnel qui fonctionne encore majoritairement à partir du papier, ces trois approches sont parfaitement complémentaires. «Une partie de nos clients (3% des flux que nous traitons) utilisent notre service de dématérialisation des factures sans pour autant faire de la dématérialisation fiscale. Le flux papier est conservé en parallèle pour les contrôles et le flux électronique est là pour automatiser le traitement et ainsi générer des économies» illustre Caroline Mauguy, responsable marketing de l’opérateur b-process.
Trois niveaux de dématérialisation
Le terme de «dématérialisation» est aujourd’hui largement utilisé au point de représenter souvent des réalités techniques et des finalités bien différentes. Pour s’y retrouver, voici les trois paliers essentiels d’un projet de dématérialisation fiscale :
- LAD : échange de fichiers non structurés (PDF ou images). Ces derniers représentent l’image d’une facture papier, et peuvent être envoyés par email ou par n’importe quel réseau, mais ils doivent être signés. Cela oblige l’entreprise à s’équiper d’un outil de signature électronique (achat d’un certificat ou déploiement d’une PKI), ce qu’elles hésitent généralement à faire.
- EDI hybride : échange de fichiers structurés
- EDI fiscal : échange de fichiers structurés sous forme exclusivement électronique, sur un réseau à valeur ajoutée (qui assure l’intégrité de l’envoi) avec des correspondants identifiés (via leur boîte aux lettres X400).
En outre, des solutions hybrides apparaissent sur le marché, tel le web-EDI (passerelle entre l’entreprise équipée d’un simple poste de travail bureautique et une plate-forme d’EDI et le réseau à valeur ajoutée) ou AS2, protocole destiné à permettre l’échange de documents structurés hors RVA (sur Internet par exemple), en prenant en charge l’intégrité et la confidentialité des documents.
Tous les processus sont concernés
Grâce à l’évolution récente du cadre technique et réglementaire – reconnaissance de la signature électronique et de la dématérialisation à la source des factures par exemple, la dématérialisation s’applique aujourd’hui à tous les processus et fonctions de l’entreprise. Des notes de frais, aux achats en passant pas les nomenclatures techniques, tous les documents qui circulent à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise peuvent être dématérialisés avec succès.
Dans les grandes entreprises, «les deux marchés porteurs pour la dématérialisation légale sont pour l’instant la facture et les contrats» constate Philippe Million-Rousseau. Et pour cause ! En France, les entreprises émettent 2 milliards de factures chaque année, dont seulement 3% dématérialisées. Les gains potentiels sont donc énormes. Quant aux contrats, leur gestion est encore très peu informatisée.
En retard sur les grandes entreprises, les PME ne s’inscrivent pas encore dans un cadre de dématérialisation légale. Certaines d’entre elles cherchent cependant à optimiser certains processus pour augmenter leur qualité de service et leur compétitivité, au moyen de projets innovants. C’est par exemple le cas des Taxis G7. L’entreprise automatise le traitement de plus de 10.000 chèques-taxi par mois à l’aide d’un scanner intelligent et au logiciel de reconnaissance de l’écriture manuscrite d’A2iA couplé à SOF-Taxi de Sofrane Informatique. Grâce à cette solution, «tous les formulaires sont traités dans la journée. Les chauffeurs sont ainsi payés plus rapidement. Nos équipes ont plus de temps pour les tâches à valeur ajoutée et les risques d’erreurs de facturation ont été réduits» explique Cyril Metz, directeur du développement et des systèmes de Taxis G7.
Une démarche inévitable
Peu à peu, toutes les entreprises devront mettre en place des outils pour dématérialiser leurs processus. L’Etat se veut moteur car, pour lui aussi, les économies potentielles sont importantes. Il n’hésite donc pas à rendre obligatoire la dématérialisation de certains processus. La télédéclaration et le télépaiement de la TVA (TéléTVA) et de la DADS (DADSNet) sont par exemple obligatoires pour les entreprises réalisant plus de 15 M€ de chiffre d’affaires annuels.
Trois dématérialisations
- Simple : elle consiste à transformer des supports et processus physiques en leurs équivalents numériques.
- A la source : elle consiste à ne travailler qu’avec des documents numériques, mais impose de créer et de conserver une copie papier pour un certain nombre de documents de gestion.
- Légale : c’est une dématérialisation à la source, qui, en respectant certaines contraintes techniques, n’oblige pas à créer et conserver de duplicata papier.
Pourquoi dématérialiser ?
Les entreprises acquièrent des outils de LAD pour réduire les temps de saisie (81%) et archiver et consulter les documents originaux numérisés (70%).Elles espèrent ainsi obtenir des gains de temps (76%), fiabiliser la saisie (38%) et diminuer le coût de traitement des documents (32%).
Source : étude menée par SWT sur 37 de ses clients
Chiffres
Les entreprises françaises ont réalisé 172 milliards de photocopies en 2000. Le volume des documents imprimés par les entreprises françaises augmente de 3 à 5% par an et représente 90 à 95% des informations circulant dans l’entreprise.
Source : magazine Capital
Chiffres
Le coût de classement d’un document papier varie de 0,46 à 1,53€, la recherche de 4,6 à 305,3 €.
Source : magazine Capital
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