Aspheria aide ses clients sur le contrôle fiscal informatisé
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Vendredi 28 mars 2008 |
Le contrôle fiscal informatisé va bien au-delà du contrôle des factures. Aussi l’opérateur d’e-facturation Aspheria (Groupe Doc@Post) s’est-il associé au cabinet d’audit et de conseil spécialisé NPAI.
La dématérialisation fiscale des factures est généralement présentée par des opérateurs spécialisés comme une fin en soi. Or, le contrôle fiscal informatisé (CFI) va bien au-delà de la vérification des e-factures. Il est régi par plusieurs articles du livre des procédures fiscales ainsi que par l’instruction du 26 janvier 2006, précisant à quelles conditions les documents électroniques peuvent acquérir une valeur probante sans conservation de leur équivalent papier.
Mais ces textes ne changent en rien le domaine d’application. Comme avant, le CFI porte sur les données élémentaires et les traitements ayant concouru directement ou indirectement à la formation des résultats comptables ou fiscaux de l’entreprise. Il porte sur les états comptables, qu’il faut pouvoir rejouer. Les données doivent donc être conservées six ans (plus l’année en cours) avec la documentation sur leurs traitements. Le CFI suppose ainsi une gestion assez complexe, dont le moindre manquement peut être très problématique.
Depuis trois ans, Aspheria propose eDocuWeb, un service en mode ASP de versement et d’archivage de documents électroniques, avec les inséparables fonctions de classement, de scellement, d’authentification, de consultation et de retrait. Mais eDocuWeb, en soi, ne garantit évidemment pas que tout CFI, portant sur les données et documents qu’il archive, donne entière satisfaction. « Le problème doit être réglé en amont », estime Marc Le Vernoy, dg du prestataire.
Aussi, Aspheria vient-t-il de s’associer au cabinet d’audit et conseil spécialisé NPAI (Normalisation postale assistée par informatique, basée à Montreuil). C’est un cabinet fondé par d’anciens cadres du groupe La Poste, et dont le dg est désormais Gilles Saulière, un expert du CFI, puisqu’il agissait auparavant au sein des BVCI (Brigades de vérification des comptabilités informatisées), mises en place par la direction générale des impôts.
Pour conformer les SI comptables des entreprises aux attendus du CFI, NPAI suit une méthode en trois phases. La première est un diagnostic-flash, réalisé en 36 heures, de l’organisation de ce SI, des ruptures possibles et des mesures d’urgence à prendre. La seconde phase concrétise ces mesures d’urgence sur un périmètre de sécurité fiscale minimale : construction de la documentation des traitements, mise en conformité minimale du système de factures clients, audit d’une ou plusieurs procédures névralgiques et préconisations, puis mise en place de l’archivage à valeur probatoire des pièces essentielles de la comptabilité informatisée. La dernière phase, enfin, réalisera la mise en conformité pérenne et complète, avec ses politiques de certification et d’archivage.
« Les failles les plus courantes, résume Gilles Saulière, sont de confondre sauvegarde et archivage, d’oublier de faire des tests de restauration. Ce sont les mauvaises conservations, les purges par erreur, les productions non facturées… » Deux exemples d’intervention peuvent déjà être cités. Le premier dans une entreprise de 5 000 salariés, où les phases 1 et 2 sont déjà réalisées. Le second dans une très grande enseigne de la distibution, dont NPAI a spécifié la politique d’archivage à valeur probatoire des factures et des bulletins de paie, en fonction des objectifs à atteindre.
Quant à eDocuWeb, c’est désormais une prestation en deux temps. Le premier est le versement au fil de l’eau et en mode SaaS, mais contrôlé, des documents non figés sur les baies de stockage et les supports magnétiques distants du prestataire. Le second est le scellement et l’archivage de ces documents une fois figés sur des supports optiques non réinscriptibles et conservés dans des coffres-forts physiques. « Nous faisons plus confiance aux supports optiques que magnéto-optiques », souligne Marc Le Vernoy, dg d’Aspheria.
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