« Attention de ne pas détruire tous les originaux papier »
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Lundi 28 juin 2010 |
De plus en plus d’organisations sont tentées de numériser leurs archives et de détruire tous les originaux papier. Gabriel Gil, expert en dématérialisation auprès de l’Afnor et la FNTC, récapitule les erreurs à ne pas commettre.
Vous êtes consulté sur des projets de numérisation d’archives, pourquoi ?
Gabriel Gil - J’interviens actuellement sur deux projets, l’un dans une société de travail temporaire sur la numérisation et l’archivage des dossiers de salariés, l’autre dans un établissement bancaire sur celui des contrats de travail à durée déterminée. Dans les deux cas, on souhaitait se libérer des contraintes du stockage papier et profiter des facilités de consultation instantanée de l’archivage électronique. Mais l’expertise manquait en interne pour organiser cette numérisation et cet archivage dans les règles de l’art, en minimisant les risques juridiques en cas de litige.
A quelles réglementations faut-il alors se référer ?
Gabriel Gil - Un jugement de la Cour de Cassation du 4 février 1976 dit qu’il convient de se fonder sur les normes représentant l’état de l’art des domaines concernés. Pour la numérisation et l’archivage électronique, c’est incontestablement la norme Afnor NF Z042-013 (2009), qui indique en effet comment numériser et archiver pour détenir des copies numériques fidèles et durables au sens de l’article 1348 al-2 du code civil. Ces copies numériques doivent donc prouver qu’elles sont exhaustives, intelligibles, intègres et archivées durablement.
La numérisation ne donne-t-elle pas automatiquement cette preuve ?
Gabriel Gil - Pas du tout. L’exhaustivité suppose ainsi, par exemple, que l’on numérise également les pages blanches numérotées pour ne pas être soupçonné d’avoir supprimé des pages qui auraient pu comporter une information pertinente. L’intelligibilité, elle, peut être problématique pour les conditions générales situées au verso, donc non paraphées généralement. Elle exige également de numériser en couleur, si le document a valorisé par la couleur des informations essentielles. Ces conditions ne sont pas forcément remplies par souci d’économie. L’intégrité, enfin, est la preuve que la copie numérique n’a pas été modifiée. Elle peut être donnée par le format PDF/A, l’horodatage et/ou le scellement numérique. Si toutes ces conditions sont remplies, alors seulement l’original papier peut être candidat à la destruction. Mais il faut savoir que certains documents doivent être conservés sous forme papier comme les factures entrantes ou les contrats d’assurance-vie désignant par signature manuscrite leur bénéficiaire en cas de décès.
Ces exigences ne sont-elles pas dissuasives ?
Gabriel Gil - Avec un minimum de méthode, non. Avant tout, il faut identifier les types de documents concernés, puis évaluer leur nature juridique ainsi que le risque civil ou pénal afin de déterminer le bon traitement et la politique de destruction. Cette étude peut prendre plusieurs jours, mais elle minimisera le risque juridique et financier. Elle sera facilitée par des sondages dans les dossiers opérationnels et du contentieux. Après, l’entreprise aura le choix entre un archivage externalisé chez un tiers archiveur labellisé FNTC ou interne (si elle dispose d’un service informatique solide) sur un système d’archivage électronique du marché ou conçu de toutes pièces. Ce système interne devra bien sûr être audité, voire même certifié.
Propos recueillis par Jean-Claude Streicher
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