Lyreco a gagné 2 heures sur la date de valeur
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Lundi 31 mai 2010 |
La solution Itesoft iSpid de traitement automatisé des chèques a permis au distributeur de fournitures de bureau d’avancer à midi leur remise quotidienne en banque, en France et au Royaume-Uni. Avec un retour sur investissement de six mois.
Depuis le début des années 2000, Lyreco cherchait à avancer de quelques heures précieuses la date d’encaissement quotidienne de ses chèques clients et de ses propres traites. Mais devait-il le faire dans chacun de ses 28 pays de présence ou seulement dans ceux qui en réceptionnent le plus ? Une étude minutieuse a finalement conclu à le réaliser dans les pays les plus actifs : la France d’une part et le Royaume-Uni avec l’Irlande d’autre part. Et cela en mode complétement internalisé, puisque le distributeur disposait d’équipes informatiques parfaitement capables de participer au déploiement de la nouvelle solution d’automatisation et à son intégration à ses ERP SAP CC6.
Un retour sur investissement prévisionnel a été calculé, prenant en compte des critères quantitatifs, et qualitatifs. Un cahier des charge très détaillé a également été élaboré. "Nous avions même demandé, explique Loïc Bavencoff, consultant organisation en changement et innovation chez Lyreco, que le fournisseur retenu nous mette en relation avec ses bons clients pour pouvoir partager leur retour d’expérience."
Résultat : c’est la solution iSpid de traitement automatisé des documents financiers d’Itesoft, qui a été choisie, en association avec les scanners-lecteurs de chèques de VIPS et la Ged collaborative Share d’Itesoft. Elle a pu être spécifiée et implémentée en trois mois au printemps 2009 sur le site français d’abord, puis à l’automne suivant sur le site britannique. Dans les deux cas, la date de remise en banque a pu être avancée à midi, au lieu de 14 h auparavant, pour un volume de 400 000 chèques et de 80 000 traites Lyreco par an en France, et de 400 000 chèques (sans traites) outre-Manche.
Le site français atteint un taux de 90 % environ de reconnaissance automatique des montants et un taux de 60 % (seulement) de rapprochement automatique avec les factures, cela en raison de la particularité française des paiements pouvant régler plusieurs factures. En Angleterre, la reconnaissance automatique des montants est un peu moins bonne à cause d’une graphie moins disciplinée. Mais le taux de rapprochement avec les factures est meilleur, car outre-Manche un paiement coïncidera toujours à une seule facture. Bien entendu, tous les montants non reconnus ou non rapprochés peuvent aussitôt rectifiés, validés ou écartés à l’écran des stations iSpid par confrontation avec les données connues de l’ERP, la solution iSpid sachant d’avance traiter en quelques clics tous les types d’erreurs ou d’incohérences.
"Nous utilisons toutes les fonctionnalités d’iSpid, complète Loïc Bavencoff. Mais pour aller encore plus vite, nous avons demandé à ce que l’ERP puisse déverser chaque matin dans la base d’iSpid la liste des factures en attente de paiement." Sur chacun des deux sites, 4 ETP suffisent désormais à la validation des encaissements. Plutôt multi-tâches auparavant, ils sont maintenant très spécialisés, ce qui a également contribué au gain de deux heures. L’après-midi, ils peuvent être employés à d’autres opérations. "Au total, estime le consultant organisation, c’est donc une belle réussite". Et si le ROI de six mois a été meilleur de prévu, c’est aussi parce que la transformation a été pilotée en mode projet, en impliquant dès le début, de manière suivie et approfondie, toutes les parties prenantes.
- www.itesoft.fr/?sol-monetique-encaissement-cheque
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