L’administration chamboulée par Ulysse Travel & Expense
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Lundi 31 mai 2010 |
Tous les retours d’expérience le prouvent : la plate-forme internet de gestion des frais de mission de Concur Etap-On-Line déclenche dans les administrations centrales et les grandes collectivités territoriales l’envie d’une dématérialisation toujours plus poussée.
Les administrations centrales et les grandes collectivités territoriales sont toujours plus nombreuses à adopter la solution intégrée et modulaire Ulysse Travel & Expense du français Etap-On-Line (à présent intégré au prestataire américain Concur) pour centraliser, dématérialiser et automatiser leur gestion des ordres de mission, des frais de déplacement et des réservations.
Au début des années 2000, certaines d’entre elles avaient tenu à l’opérer en interne, en mode intranet. Mais cette approche s’est avérée une impasse. Elle ne permet pas vraiment d’intégrer la réservation en ligne de billets de train-avion et de chambres d’hôtels. Intégration qui s’est imposée depuis la suppression en 2005 des commissions que les agences de voyages reversaient à leurs bons clients.
La bonne solution est donc d’utiliser Ulysse Travel & Expense en mode internet, avec la réservation en ligne. "Ce mode est aussi est aussi de 20 à 30 % plus rapide à paramétrer et de 30 à 50 % plus économique", souligne Pierre-Emmanuel Tetaz, fondateur d’Etap-On-Line, à présent directeur de Concur France. Du coup, pratiquement tous les nouveaux clients du secteur public adoptent désormais le mode Internet : les ministères de l’Education nationale, de la Justice et de l’Intérieur, la Halde, l’Insee, l’Institut national de veille sanitaire, le Conseil régional de Bretagne, les Conseils généraux du Nord-Pas-de-Calais et de la Meurthe-et-Moselle… Mode internet, que la Direction générale de l’aviation civile prévoit également d’adopter à la place du mode intranet.
Le CG 59 a ainsi pu économiser 6 ETP dans la seule gestion financière de ses frais de déplacement. Le traitement d’un ordre de mission avec ses frais de mission ne lui coûte plus que 35 euros, contre 80 euros auparavant en mode papier. Ulysse Travel & Depense déporte une bonne partie de la gestion des notes de frais vers l’utilisateur. Mais en mode internet, cette gestion personnelle et son suivi peuvent être faits de partout à partir de n’importe quel PC connecté. Ce qui est particulièrement apprécié des assistants familiaux, intervenant depuis leur domicile. Avec Ulysse Travel & Expense, les remboursements sont également réglés dans les quinze jours, au lieu de 2 à 3 mois auparavant, puisque les rapprochements avec les ordres de mission sont automatisés.
Du coup, s’exprime l’envie d’une dématérialisation toujours plus poussée. "A ce stade, observe Gilbert Fourny, chef du projet utilisateurs pour la dématérialisation des frais de déplacement au CG54, nous continuons de marcher sur une jambe de bois. Les états de frais doivent être ré-imprimés et envoyés à la Trésorerie. Ce serait plus simple de ne les justifier sous forme électronique qu’en cas de demande de contrôle, comme pour les revenus des particuliers." Au CG59, on a calculé qu’une dématérialisation complète diviserait par deux le coût unitaire de traitement d’une mission, à quelque 17 euros.
Jim Bossard-Jacquet, directeur adjoint ressources humaines et administration général de la région Bretagne, s’impatiente pour sa part de disposer également du module de reporting budgétaire d’Ulysse Travel & Expense. "Il ferait voir aux valideurs des ordres de mission le vrai coût des déplacements, dit-il. Nous pourrions déterminer des enveloppes et argumenter en faveur de la conférence téléphonique."
Lors du Concur Ulysse Travel Day 2010 de ce 28 mai à Paris, un responsable financier d’une grande collectivité nous a glissé : "Il ne serait pas difficile, grâce à la dématéralisation, d’économiser plus 100 milliards d’euros dans nos administrations".
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