Open Text complète SharePoint sur l’archivage
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mardi 23 février 2010 |
Le portail de création et de partage de documents Sharepoint est l’un des plus grands succès commerciaux de Microsoft. Mais attention, ses fonctions de gestion du cycle de vie des enregistrements (Records Management) sont restées très élémentaires. La simplicité de mise en oeuvre, la gratuité du client, inclu en standard dans Office, son appropriation rapide par les utilisateurs font le succès de Microsoft Office SharePoint Server 2007. La société d’études Forrester en prédit une diffusion massive en entreprise. Dès à présent, il est l’un des produits de Microsoft le mieux vendu à travers le monde. Il permet à des groupes de travail, des équipes projets de partager aisément leurs documents via un portail intégrant toutes les fonctionnalités collaboratives nécessaires, moteur de recherche, création de formulaires et reporting compris. C’est le type même du produit d’ECM en self-service. Dans les grandes organisations, la tentation est donc grande de créer un site SharePoint tous les trois jours, d’autant que les vraies plates-formes ECM sont des outils lourds et coûteux, réclamant des mois d’études avant de pouvoir être déployés.
Certes, la messagerie n’est plus utilisée pour travailler en équipe. Mais la prolifération, hors de toute gouvernance, de sites SharePoint n’est pas exempte d’inconvénients. Les documents sont copiés, sans déduplication, dans des bases SQL, dont il faudra par conséquent augmenter constamment le nombre et la capacité. SharePoint Server 2007, de plus, n’inclut aucune vraie fonction de Records Management (classification et gestion des temps de conservation par type de documents). Il ne sait pas référencer le contenu de plusieurs sites de manière unique et s’intègre difficilement dans un plan de reprise d’activité…
SharePoint Server 2010, qui est annoncé pour juin prochain, apportera la déduplication basée sur un DocID, une large ouverture aux réseaux sociaux ainsi qu’un moteur de recherche plus performant (Fast). Mais toujours pas le Records Management ! Certes, on pourra toujours le faire développer selon ses besoins en .Net. Mais c’est s’exposer à d’autres dérives budgétaires.
Aussi, Open Text se propose-t-il de compléter SharePoint avec sa propre solution de Records Management global, et cela à travers l’interface d’administration de SharePoint Server 2007 (puis 2010). C’est l’offre Open Text Content Lifecycle Management Services for Microsoft Office SharePoint. Elle est notamment portée sur le marché français par Inge-Com, qui est à la fois un intégrateur de SharePoint et des différentes solutions ECM d’Open Text, dont l’archivage de mails pour serveurs Exchange, Open Text Email Archiving for Microsoft Exchange.
Cette offre, certifiée DOD 5015.12, permet de définir un plan de classification des documents et des politiques de conservation par règles, de sauvegarder intégralement le contenu des sites SharePoint devenus inactifs… Elle fait entrer les contenus SharePoint dans un socle de gestion des enregistrements transverse (et non plus par silos) et à l’état de l’art, pouvant également englober les mails et les documents et données produits par les autres applications de l’entreprise (ERP, CRM, RH…). Les autres solutions d’ECM du marché (EMC Documentum, IBM Filenet…) suivraient la même tendance, mais pour l’intégration dans SharePoint, Open Text fait preuve d’une avance certaine.
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