Les universités autonomes se convertissent à SAP
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mardi 23 février 2010 |
Pour tirer pleinement parti de leur nouvelle autonomie budgétaire, les universités doivent adopter un progiciel de gestion intégré SAP, venu de l’entreprise. Certaines d’entre elles ont déjà mis en place un service facturier. Dématérialisé à terme ?
Le mouvement de migration est déjà bien amorcé. Au 1er janvier 2008, une première vague de 12 établissements de l’enseignement supérieur s’est engagée à remplacer l’ancien outil Nabuco par le Sifac (Système informatique financier, analytique et comptable). Trente-quatre autres ont suivi au 1er janvier 2009, et 26 au 1er janvier dernier, soit 72 au total.
Nabuco, en effet, ne permet pas aux universités d’assumer l’autonomie budgétaire qui leur a été accordée par la LRU (Loi relative aux libertés et responsabilités des Universités) du 10 août 2007. Le GIP Amue (Agence de mutualisation des universités et établissements) cessera d’ailleurs de maintenir le système à compter du 1er janvier 2011. En remplacement, il a spécifié, en collaboration avec SAP, Steria et Accenture, un nouvel outil de comptabilité analytique intégré et paramétrable, le Sifac, qui, en réalité, ne fait que combiner une dizaine de modules du PGI d’entreprise de SAP.
Ce sont les modules de comptabilité budgétaire, de gestion des achats, de gestion des déplacements, de gestion des projets, de comptabilité générale, de comptabilité fournisseurs et clients (FI-AP et FI-AR), de comptabilité des immobilisations et de contrôle de gestion. Ont évidemment été laissés de côté les modules spécifiquement industriels de gestion de production, des flux logistiques, des usines et des ressources humaines.
Le changement n’est pas mince. Les informaticiens en place doivent suivre une formation SAP de 5 jours en administration-exploitation proactive. Il faut remplacer une partie des parcs machines. Les agents doivent s’approprier une nouvelle terminologie, qui le plus souvent n’existait d’ailleurs pas dans Nabuco. Toutes les données ne peuvent être reprises de Nabuco dans le Sifac. Il faut donc recréer les comptes fournisseurs et les comptes clients, réorganiser les tâches et les services. Pour gérer la migration, accompagner le changement, l’Université de Strasbourg fera donc appel à IBM.
Mais avec le Sifac, les opérations sont exécutées dans une base de données unique et non plus par une succession de logiciels distincts. Toute modification d’une information est donc automatiquement répercutée dans toutes les autres applications. Les processus sont soumis à un référentiel unique et des règles standards. Le Sifac donne une vision unifiée de l’organisation. Il facilite le contrôle de gestion et la consolidation des comptes.
Tout change également pour le traitement des recettes et des dépenses. L’ordonnateur passe ses commandes directement dans le Sifac, ce qui supprime ses mandats et bordereaux de mandat papier. Les factures fournisseurs ne transitent plus du service ordonnateur au service comptable puis au service payeur. Elles arrivent sur un point d’entrée unique, le service facturier, placé auprès de l’Agence comptable. Ce service vérifie que les factures ont bien fait l’objet d’un engagement préalable et d’une certification de service fait, puis il les saisit pour lancer le paiement. Si tout correspond, l’Agence comptable débloque ce paiement. Toutes les opérations de traitement sont ainsi exécutées en un même lieu, et non plus sur trois. Ce qui garantit également un paiement à 30 jours. Quant aux factures clients, elles sont éditées sous Windows ou Excel après leur saisie dans le système.
Les premiers établissements à s’être lancés dans la migration sont évidemment les plus avancés. Des services facturiers sont déjà opérationnels dans les Universités d’Auvergne et de Bourgogne, Paul Cézanne de Marseille, Paul Sabatier de Toulouse, Paris Ouest Nanterre La Défense, Lyon 1 et Lille 1. Tout ceci devrait évidemment permettre dans une seconde étape la dématérialisation à la source des factures entrantes et sortantes.
- www.amue.fr/finances/logiciels/sifac
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