Enfin, une solution d’archivage numérique dédiée RH
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Vendredi 29 janvier 2010 |
Les services RH croulent sous la masse des documents à traiter, classer, copier, archiver et… retrouver. Pour leur simplifier la tâche, ADP a créé le Bure@uVirtuel RH, première solution d’archivage en ligne qui leur est dédiée.
ADP, spécialiste de la gestion de la paie et des ressources humaines, réfléchit à la dématérialisation complète des fonctions documentaires RH depuis 2007. Après avoir consulté l’ensemble des acteurs de l’archivage numérique dans le cadre d’une procédure RFI (Request for Information), il propose l’offre Bure@u Virtuel RH, service de coffre-fort électronique employeur, hébergé par Docapost sur une plate-forme logicielle Cecurity.com.
Ce service assure l’archivage électronique pour l’ensemble des quelque 350 types de documents RH identifiés, conformément à chacune de leur durée légale de conservation. Il garantit leur intégrité par scellement serveur et propose cinq grands domaines de classement : les documents de paye, la gestion des temps et des activités, les dossiers individuels des collaborateurs, la gestion RH des salariés (CV, formations, entretiens, rémunérations individualisées…) et la gestion RH de l’entreprise (bilan social, élections professionnelles, notes de frais, épargne salariés, avantages en nature…). Ces domaines peuvent être activés ensemble ou séparément (les trois premiers d’abord, puis les deux derniers).
Pour verser des documents individuels, l’opérateur n’a besoin de saisir que trois informations (le nom du salarié, le type du document et le code du domaine), toutes les autres méta-données étant générées automatiquement à partir des informations provenant de l’application paie.
Select Service Partner (SSP), important acteur de la restauration commerciale concédée sur les sites de transport (gares, aires d’autoroutes, aéroports…), a été le premier à l’adopter en France pour ses 2700 salariés, répartis sur 80 sites et plus de 200 points de vente. Il l’a déployée à l’occasion de la recentralisation au siège de l’ensemble de ses services de gestion du personnel.
« Nous voulions disposer d’une vraie logique RH, nous permettant d’archiver, de sécuriser et de disposer des documents dont nous avons besoin et uniquement ceux-là, à tout moment », explique Nathalie Desphilippons, DRH. SSP en a profité pour numériser et mettre en ligne quelque 2300 dossiers individuels de collaborateurs, soit 168.000 pages au total. L’objectif est d’optimiser le partage de l’information au sein du service, de réduire les pertes de temps et de documents et ainsi orienter les tâches « à 100 % vers les collaborateurs et leurs besoins ». Nathalie Desphilippons est également sûre de pouvoir compter à tout moment sur l’expertise et le professionnalisme d’ADP en gestion du cycle de vie des documents. Une seconde entreprise de plus de 3000 salariés du secteur automobile suivra son exemple courant mars.
Et le coffre-fort électronique salarié ? Deux visions se présentent : le coffre mono-émetteur, donc lié à l’employeur et pris en charge par celui-ci, mais mal adapté au changement d’employeur et à la vie du salarié, et le coffre multi-émetteur, pris en charge par le déposant, où le salarié peut donc changer d’employeur sans avoir à changer de coffre. "Les choses ont encore besoin de se stabiliser et de se clarifier", estime André Demollière, responsable marketing Nouvelles Offres chez ADP. André Demolière participe ainsi aux travaux de la commission de normalisation « Dématérialisation du bulletin de salaire » de l’Afnor, où il représente à la fois ADP et l’association SDDS (Simplification et dématérialisation des données sociales). L’objectif de cette commission est de normaliser la remise du bulletin de paie électronique avant l’été. En parallèle, ADP élabore une offre qui lui sera propre.
Nous sommes désolés, les commentaires pour cet article sont fermés.
