Les archivistes nouveaux sont arrivés !
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Lundi 18 janvier 2010 |
Ils se regroupent au sein de l’AAF (Association des archivistes de France) et demandent à pouvoir monter les projets d’archivage électronique d’égal à égal avec la direction informatique de leur entreprise.
Dans les entreprises, le stockage des documents papier à conserver a d’abord été confié aux services généraux. Puis, devant la croissance des volumes, il a bien fallu faire appel à des archivistes professionnels, sachant mettre en place de vraies politiques d’archivage en liaison, avec des prestataires extérieurs.
"Avec les documents électroniques, c’est pareil, expose Anita Frieh, archiviste au cabinet d’avocats Shearman & Sterling LLP (Paris) et membre de la commission Archivage électronique à l’AAF. Les entreprises ne pourront se passer de nos services pour maîtriser la croissance exponentielle des volumes. Car les DSI seuls n’apporteront jamais la bonne solution, puisque ce n’est pas simplement un problème technique de stockage de données en masse." Il faut aussi savoir, en effet, ce que l’on doit conserver, pourquoi, comment, avec quelles garanties, pendant combien de temps, non pas seulement en fonction de telle ou telle obligation sociale ou commerciale, mais également des obligations de protection des données personnelles.
Ca tombe bien, la profession d’archiviste revendique aujourd’hui sa pleine maturité. "Nous avons été formés aux nouveaux enjeux, poursuit Anita Frieh. Nous sommes des professionnels de l’information. Nous savons traiter les documents papiers et électroniques en liaison avec d’autres professionnels de l’information. L’archivage électronique est le coeur de notre métier."
Cellule de réflexion et de propositions, la commission Archivage électronique de l’AAF élabore ainsi des fiches pratiques à l’usage des quelque 1 300 adhérents de l’association. Elle en propose sur la rédaction des cahiers des charges, l’archivage des mails, les différences avec la Ged, le rôle des différents partenaires dans la réalisation d’un système d’archivage électronique…
Visiblement, le principale difficulté est l’établissement de bonnes relations de coopération non pas avec les juristes et les qualiticiens internes, mais avec les DSI. La commission a donc spécialement tenu à préciser leurs modalités idéales. Les archivistes doivent ainsi pouvoir s’assurer avec l’aide des informaticiens que les données sont tracées, fiables, non modifiables et qu’elles ne perdent pas leur métadonnées au fil des migrations ou autres déstockags. Les DSI et les qualiticiens doivent doivent garantir aux archivistes par des audits performants la fiabilité de leurs outils et la traçabilité des processus.
Les projets de SAE doivent être pilotés conjointement par les archivistes et les informaticiens. Ce n’est qu’ensemble qu’ils en réussiront la mise en place et la maintenance. Le cahier des charges sera établi par les archivistes pour les contraintes métiers et par la DSI pour la partie technique. Il n’existe pas de mode d’emploi universel. Chaque entreprise devra construire son propre SAE, en fonction de ses besoins. L’outil sera choisi par les archivistes, qui vont le piloter et le déployer auprès de leur clients internes.
Archivistes et informaticiens valideront ensemble les processus, service par service (acquisition de documents par scan, versement de données provenant d’applications métiers, de GED, de messagerie ou autres). Les archivistes adapteront les tableaux de gestion des documents papier aux documents électroniques. Le SAE sera administré et maintenu techniquement par la DSI, mais les archivistes géreront l’administration métier au quotidien en toute autonomie. "Les archivistes ont réussi à passer à l’ère numérique, résume Anita Frieh. Les informaticiens sauront également à l’ère de l’archivage numérique." La commission AE de l’AAF est composée de 12 membres, venus notamment du BRGM, Sanofi-Aventis, Haute Autorité de Santé, EDF, Logica, SNCF, des Archives nationales et des Archives départementales de la Saône et-Loire.
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