MT Software a établi le standard de l’e-parapheur
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mercredi 23 décembre 2009 |
L’éditeur compte déjà tant de références dans les collectivités territoriales pour son parapheur électronique qu’on peut considérer qu’il en a établi le standard fonctionnel : un e-parapheur doit ainsi être capable de gérer pas moins de 17 tâches successives.
Le parapheur électronique est souvent confondu avec la signature électronique. Mais grâce à MT Software, on sait maintenant ce qu’il doit faire et ne pas faire. On cerne enfin les rôles qu’il doit remplir sans provoquer de rejets.
"Ce n’est pas un outil collaboratif, souligne Pablo Vidal, dg de MT Software. C’est un workflow, faisant circuler les documents électroniques à signer électroniquement à la place de l’appariteur passant de bureau en bureau avec son parapheur papier." C’est un outil complexe, qui doit respecter les contraintes hiérarchiques et juridiques en vigueur. Il doit être modulaire, ergonomique et transverse, s’intégrer à l’existant sans nécessiter de développements spécifiques, être commun à toutes les applications existantes, car le pire serait de doter chaque application métier de son propre workflow de paraphage.
MT Software propose aujourd’hui cinq déclinaisons de son outil (Bureautique, Courriers entrants, Confiance, Performance et Sérénité), de la plus simple à la mieux bordée. Toutes reposent cependant sur le même socle fonctionnel, exécutant successivement 17 opérations : créer un original PDF horodaté à partir des fichiers métiers ; pouvoir y joindre des documents annexes ; permettre la configuration de circuits hiérarchiques et non hiérarchiques ; accompagner chaque document d’une fiche de circulation, donnant son état dans le circuit ; pouvoir faire circuler un document avec une relation (ex. : en réponse à…) ; synthétiser les actions effectuées sur le document dans le circuit (fonction d’huissier électronique) ; permettre les annotations, masquées ou non, de personne à personne ; gérer les notifications par mail (ex. : "M. le maire vous avez x documents à signer") ; gérer les retards et les relances dans le respect des délais ; offrir une interface unique pour toutes les fonctionnalités ; être appropriable par les utilisateurs en 15 minutes ; pouvoir ressortir tous les événements ; garantir l’intégrité des documents ; préserver la confidentialité ; gérer les droits d’accès ; inclure l’archivage électronique ; permettre des recherches rapides et avancées.
L’interface utilisateur du workflow de MT Software n’est donc pas sans rappeler celle d’un workflow de validation de factures. Sauf que chaque valideur du circuit appose aux documents qui lui sont soumis une signature électronique de classe 3. MT Software y ajoute ses "plus". Il permet également d’apposer la signature numérisée du valideur. Dès que possible, il offrira aussi la signature électronique par Iphone ou autres Android. Enfin, à la place des certificats de signature sur carte à puce ou clé USB, il permet dès à présent de signer avec son doigt au moyen d’un petit lecteur biométrique conçu par ID3 Semiconductors, se connectant au PC par un câble USB et qui va comparer l’empreinte digitale avec la base des signatures électroniques de référence.
"Notre parapheur, résume Pablo Vidal, concerne toutes les municipalités de plus de 7 000 habitants. Il peut s’appliquer non pas seulement aux délibérations, mais finalement à tous documents entrants, internes et sortants, aux bons de commandes, aux marchés publics, etc., et bien sûr aussi et de plus en plus en entreprise."
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