IMA, premier client en autofacturation chez Deskom
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Dimanche 27 septembre 2009 |
Inter Mutuelles Assistance (IMA) auto-facture désormais plus 450 remorqueurs-dépanneurs en France au rythme mensuel de 35 000 factures dématérialisées fiscalement. Une solution pionnière, qui sera maintenant étendue aux taxis et aux ambulanciers. La société d’assistance, commune à la Macif, la Maif, la Matmut, Mapa, Samcl, AGPM, la Mutuelle des motards, la MAE, le Groupe Monceau, la Macsf et Ecureuil Assurance, a engagé dès 1994 des projets de dématérialisation des factures avec les loueurs de véhicules (Europcar, Avis et Hertz) ainsi qu’avec Air France.
Puis, en 2007, elle s’est attaquée à la dématérialisation fiscale des factures avec un pilote auprès de 10 remorqueurs-dépanneurs en France. Sa généralisation a été décidée en 2008 et concerne actuellement 450 prestataires environ pour quelque 35 000 factures par mois, et plus de 700 prestataires à terme.
Vaste chantier, car bon nombre de ces dépanneurs n’émettaient que des factures papier. Elles donnaient donc lieu à une charge et un délai de traitement importants aussi bien pour IMA que pour les prestataires (contestations, appels téléphoniques…), avec un impact direct sur le délai de paiement.
Le processus est maintenant le suivant : IMA donne ses ordres d’intervention via l’extranet Im@net développé à cet effet. Les dépanneurs les exécutent, puis en rendent compte via Im@net. IMA leur propose aussitôt une pré-facture appliquant les tarifs pré-négociés. Les prestataires la valident ou la refusent. En cas d’accord, ce qui est très souvent le cas, IMA émet la facture à Deskom, qui procède à la dématérialisation fiscale et l’archivage pour le compte d’IMA d’une part et pour celui du prestataire d’autre part. Ce dernier peut ensuite et à tout moment la consulter sur internet au travers du service Pasrel de Deskom.
Ainsi, Deskom réalise la dématérialisation fiscale dans un schéma d’auto-facturation, première du genre en France. Ce traitement automatisé permet un paiement rapide des prestataires. « Grâce au système de bon à payer d’Im@net, le paiement se fait maintenant en cinq jours, se félicite Joël Audigué, responsable Comptabilité-Production à la direction financière d’IMA. Les échanges téléphoniques sont devenus inutiles. Le coût de traitement moyen de toutes nos factures prestataires n’est plus que de 4 euros par facture, et il va continuer de baisser de façon significative. Le retour sur investissement est donc déjà acquis, bien qu’il a fallu nombre de développements spécifiques. »
La mise en place d’un flux auto-facturé a nécessité au préalable qu’IMA obtienne de chacun de ses prestataires un mandat, l’autorisant à émettre des factures pour leur compte. « Nous le leur avons demandé lors de nos visites régulières de suivi », précise Joël Audigué. Pour les aider dans leur migration, IMA a également mis en place une hot-line informatique. La mutuelle de services d’assistance va maintenant étendre sa solution Im@net à sa filiale italienne ainsi qu’aux taxis et ambulanciers.
« L’auto-facturation et sa dématérialisation fiscale, complète Carine Alloul, chef de projets et responsable juridique chez Deskom, ont été légalisées en France par un décret du 7 juillet 2003 (article 242 nonies de l’annexe II du CGI). Elles ne demandent qu’à être mieux connues pour se diffuser. »
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