Informatique CDC s’est transformé avec Readsoft
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mardi 22 septembre 2009 |
Itesoft ou Readsoft ? La question se pose désormais à chaque projet d’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Informatique CDC a pris Readsoft pour 25 à 30 000 factures par an.
Certains peuvent préférer la suite FreeMind for Invoice pour la proximité et la disponibilité de son éditeur, le français Itesoft, qui ne la vend en effet qu’en direct, ou pour sa capacité d’indexation des factures dans une authentique GED, afin d’autoriser les recherches par mots clés…
Le GIE Informatique CDC, qui est le prestataire de services informatiques pour la Caisse des dépôts et consignations, la CNP, le groupe BPCE-Natixis et Caceis, lui, a opté pour la suite Invoices et InvoiceIT du suédois Readsoft. Et cela principalement parce que le module InvoiceIT de rapprochement factures - bons de commande est une extension native de son ERP, en l’occurrence Oracle e-Business Suite 11i, et non pas un serveur rajouté. « Cette caractéristique est la garantie d’une intégration totale, souligne Jean-Louis Barsottini, directeur Finances et Pilotage économique d’Informatique CDC. Elle nous a évité de faire des développements en plus, tout en nous obligeant à rester dans des processus standards. »
Pour 140 utilisateurs et 25 à 30 000 factures par an, dont 60 % sans bon de commande, le coût d’acquisition et de mise en production de la solution « n’a donc été que » de 400 000 euros, l’assistance à la maîtrise d’ouvrage par BearingPoint non comprise. Au demeurant, une part significative de ces 400 000 euros a été dédiée à la conduite du changement.
Le déploiement, de mars à octobre 2007, a pu se faire dans les délais. Il fallait en effet profiter du départ en préretraite d’une comptable non remplacée et boucler le projet avant la clôture annuelle, qui l’aurait reporté de plusieurs mois. Le retour sur investissement peut être considéré comme atteint. Auparavant, en effet, Informatique CDC ne savait pas où étaient ses factures, ni combien de temps il mettait pour traiter une facture, puisqu’après réception par la direction financière, celles-ci étaient retournées postalement à leurs ordonnateurs pour validation, puis recentralisées pour leur enregistrement comptable.
« Maintenant, complète Jean-Louis Barsottini, nous savons en temps réel à quel stade se trouve chaque facture. Nous connaissons instantanément la cause des blocages éventuels et le bon à payer est donné dans les dix jours. » Autres bénéfices : le rapprochement des factures non conformes avec le bon de commande se fait sur le même écran, et non pas deux ; les factures n’ont pas besoin d’être modélisées, le module Readsoft Interpret étant auto-apprenant ; la production des originaux papier n’est plus exigée lors des contrôles fiscaux, l’image des factures à l’écran étant jugée suffisante…
Le projet a été une vraie transformation. Les flux ont du être inversés : les factures ne circulent plus du contrôleur de gestion à l’approbateur, puis au comptable, mais du comptable au contrôleur de gestion, puis à l’approbateur. Toutes les tâches (scan, vidéocodage, validation…) sont maintenant tournantes. Contrôleurs de gestion et approbateurs ont du s’habituer à ne plus voir passer les factures, qui ont pu être traitées automatiquement. « L’accompagnement au changement est donc essentiel, insiste Jean-Louis Barsottini. Il faut se donner le temps de tout expliquer et justifier, sans oublier personne. »
Plusieurs évolutions sont à présent envisagées : un scan Readsoft Invoice 5.5 n’obligeant plus à séparer factures mono et multi-pages, la dématérialisation fiscale avec American Express Voyages et la mise en place pour tous les sites d’Informatique CDC de l’e-procurement d’Oracle, afin qu’à terme tous les achats aient leur bon de commande.
Nous sommes désolés, les commentaires pour cet article sont fermés.
