Comment calculer le ROI de la démat’ des factures ?
| Rédigé par Pierre Berendes le Mardi 7 juillet 2009 |
C’est la question à laquelle a tenté de répondre Philippe Germal, professeur au Cnam-Intec (Conservatoire national des arts et métiers – Institut national des techniques économiques et comptables), lors du 9e Forum de la dématérialisation.
Vieille question. Plusieurs chiffrages circulent. Le professeur a repris ceux établis il y a six-sept ans par Arthur D. Little pour Deskom/Post@xess. Ils ont estimé le coût de traitement standard d’une facture papier entrante à 13,8 euros. Et celui d’une facture entrante dématérialisée à 4 euros.
Le coût de traitement standard d’une facture papier sortante, lui, se situerait selon la même étude entre 10,7 et 12,2 euros. Et celui d’une facture sortante dématérialisé à 3 euros, mais sans prendre en compte le coût de l’archivage électronique à valeur probante.
Sur le sortant, l’économie est la plus facile à chiffrer. Selon un prestataire d’éditique, une entreprise qui émettrait 2 500 factures par mois par mail et 2 500 en courrier on demand, ferait ainsi un gain de 60 000 euros par an. Son retour sur investissement serait alors de 4 mois.
Mais le calcul est plus complexe pour l’entrant, car il faut prendre en compte toutes sortes de faux frais (les pertes de temps des manipulations papier, notamment). Le Pr Germal a pris l’exemple d’une entreprise gérant 35.000 factures fournisseurs et 5.000 notes de frais par an pour en évaluer le coût total de possession (coûts visibles et coûts cachés compris), conformément à la méthode du Gartner. En papier, le coût de traitement serait ainsi de 36.000 euros par an. Avec une numérisation et une Ged fournies par un prestataire, il ne serait plus que de 5.000 euros.
Mais comment calculer le retour sur investissement (bénéfices cumulés/investissement) ? Dans le cas de notre entreprise, le bénéfice serait de 31.000 euros par an et l’investissement de 35 000. Calculé sur 3 ans, le ROI serait alors de 266 %, et sur 5 ans de 443 %. Mais ces chiffres sont un sens ? Ne vaut-il pas mieux calculer la rentabilité ? A 3 ans, celle-ci serait de 58.000 euros [35.000 + (36.000 – 5.000) x 3], et à 5 ans de 120 000 euros. Mais ça n’a pas plus de sens.
Aussi, pour convaincre leurs directions, le Pr Germal conseille-t-il plutôt aux chefs de projet de calculer le délai de récupération (payback), qui est le ratio investissement/bénéfice annuel. Dans le cas de notre entreprise, il serait de 1,13 an (35.000/31.000 euros). Mais ce ratio rend mal compte des bénéfices cachés de la dématérialisation, qui à force de réglages peut en effet aboutir à l’automatisation complète. De fait, le payback sera surtout fonction de la situation de départ et de la vitesse de déploiement.
Le calcul du ROI, conseille encore le Pr Germal, doit se faire en totale indépendance vis-à-vis du fournisseur. Les benchmarks que celui-ci fournirait ne peuvent l’être qu’à titre indicatif. Faire des calculs payants au coup par coup n’a pas plus de sens. Il est préférable de constituer une méthodologie maison et de la faire évoluer avec l’expérience. Il faut également réviser les hypothèses au fur et à mesure de la vie du projet. Les financiers et les comptables doivent être associés à la définition de la méthode de calcul sous peine d’absence de crédibilité.
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