Le Conseil général des Yvelines, bon élève de la DGME
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mercredi 17 juin 2009 |
Depuis 2005, le CG78 a dématérialisé plusieurs flux de sa chaîne comptable et financière (paye, aide sociale, budgets). Il continue sur les états des frais de déplacement, les factures fournisseurs, l’archivage et le paraphage.
La DSI du Conseil général des Yvelines s’est penchée sur la dématérialisation de ses flux comptables et financière dès la fin 2003. Il s’agissait alors d’identifier ceux qui dans le contexte réglementaire de l’époque seraient les plus aisés à transposer sous forme électronique et avec le meilleur retour sur investissement. On convint alors de démarrer sur les pièces justificatives de paie à transmettre à la paierie départementale, puisqu’on pouvait économiser plusieurs centaines de kilos de listings papier par an. La migration s’est faite en deux temps, d’abord dans un fichier Excel, puis à partir d’août 2005 dans des fichiers XML, transmis à la pairie via le portail du tiers de télétransmission CDC Fast, la pairie les regroupant ensuite en fin d’année sur CDrom pour les besoins de la Chambre régionale des comptes (CRC). Outre la suppression des listings, la pairie a ainsi pu diviser par dix ses délais de contrôle.
Deuxième chantier : le transfert à la pairie des pièces justificatives des dépenses d’aide sociale avec les décisions afférantes. D’abord en Excel, puis en XML, ces fichiers sont maintenant pareillement transmis à la paierie via le portail de CDC Fast, avec les même bénéfices finaux.
Le CG78 a ensuite été site pilote pour l’intégration du protocole PESv2 et de l’application Helios dans son logiciel de gestion financière Logica Grand Angle. Celle-ci a pu entrer en production courant 2008, permettant dès lors un contrôle entièrement dématérialisé de tous les budgets du département, recettes et dépenses, via le même tiers de télétransmission.
A présent, il s’agit de dématérialiser la production et l’envoi au payeur des 2 000 ordres de mission et 10 000 états de frais de déplacement annuels, afin d’accélérer le remboursement des agents. Mais ces ordres de mission ont besoin d’être signés par l’ordonnateur. Le CG78 donc va retenir le parapheur électronique multi-application de l’Adullact, et non pas celui de CDC Fast, qui présente en effet l’inconvénient d’être dédié à chaque application.
Le CG78 relance d’autre part la numérisation de ses factures entrantes, qu’il avait expérimentée dès 2005. Il va désormais les router aux comptables, puis à la CRC sous forme de PDF, en tant que pièces justificatives dans PESv2. Les grands fournisseurs, eux, seront invités à lui émettre directement des fichiers XML signés, qui circuleront pareillement jusqu’à la CRC en tant que pièces justificatives dans PESv2. Pour l’archivage à valeur probante de ces factures et de ses flux comptables, enfin, la DSI développe son propre coffre-fort électronique sur site, dont le code sera ensuite mis à la disposition des autres collectivités territoriales via la coopérative Open Source Adullact.
Pour tous ces projets, la DSI prend soin d’impliquer toutes parties prenantes, sous la houlette d’un comité de pilotage constitué d’un chef de projet métier et d’un chef de projet informatique dédié. « Le processus dématérialisé, souligne Christèle Hévin-Bonnet, chef du service TIC à la DSI du conseil général, doit être plus simple que l’ancien processus papier, sinon il sera rejeté. Il faut donc commencer par analyser et simplifier ce processus papier, en éliminer les tâches inutiles ou redondantes. » Mais il y a hélas toujours une dérive dans le respect des plannings et des budgets.
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