Le SDEA gère tout l’entrant et sortant en workflow
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mardi 26 mai 2009 |
La démarche de développement durable mise en place par le SDEA (Syndicat des eaux et de l’assainissement du Bas-Rhin) a été reconnue exemplaire au plan national par l’Afnor. Elle repose notamment sur un double workflow Ever Team.
Le SDEA, qui assure la production et la distribution de l’eau potable ainsi que la collecte et le traitement des eaux usées pour le compte de 459 communes et 169 collectivités territoriales du département du Bas-Rhin, réceptionne quelque 177.000 courriers par an. Comme on pense, c’est un courrier des plus disparates. Il émane des collectivités adhérentes, des abonnés, de la préfecture, de la trésorerie départementale, des fournisseurs et des différents services du syndicat lui-même. Il comprend des documents de marchés et de travaux, des demandes de branchement, des factures, des réclamations, et même une trentaine de documents sensibles par jour. Beaucoup de ces courriers étaient évidemment dupliqués et répliqués sans compter.
Le syndicat a choisi de le numériser et de l’indexer en totalité au moyen de la solution EverSuite Capture d’Ever Team, puis de structurer son traitement-validation et son classement au moyen du workflow EverSuite Case Management du même éditeur, sans possibilité à aucun moment et sous aucun prétexte de rematérialiser le moindre document. Le nouveau système est entré en production en décembre dernier. Il concrétise de nombreux objectifs : harmonisation des pratiques et des méthodes de classement, utilisation plus rationnelle des ressources existantes, suppression du papier, amélioration de la qualité du service rendu, meilleure productivité, traçabilité complète des actions… Une Ged adossée à l’ERP SAP ES et un moteur de recherche de type Internet garantissent un partage aisé des informations et des documents. Et par la suite, l’archivage réglementaire pourrait être réalisé avec EverSuite Compliance.
En attendant, le SDEA tire pleinement parti du gestionnaire de corbeilles d’EverSuite Content Management. En intégration avec l’annuaire LDAP, il a pu créer des corbeilles de tâches avec leurs rôles associés et des corbeilles « pour info » seulement, où ne sont déposées que des copies de documents, ne pouvant qu’être lues et annotées. Les documents PDF illisibles ou déposés dans la mauvaise corbeille peuvent être renvoyés au service courrier. Les réclamations sont traitées en priorité. Les courriers confidentiels, par contre, ne sont pas dématérialisés, mais portés directement à la direction.
La seconde phase du projet consistera à déployer d’ici à septembre prochain la solution EverSuite Content Management pour la validation en workflow de tous les documents bureautiques sortants, ainsi que leur classement et archivage GED avec les mails et tous les flux sortants de l’ERP, dont plus de 30 000 factures par mois. Cette seconde phase mettra donc également en oeuvre une « aspiration » en Imap (Internet Message Access Protocol) de tous les mails échangés par le serveur de messagerie Lotus Notes ainsi qu’une « aspiration » des flux SAP sortants.
Ever Team équipe à ce jour plus de 1 600 sites clients dans une vingtaine de pays. Dès à présent, il réalise plus de la moitié de son chiffre d’affaires hors de France et prévoit en 2009 une croissance de l’ordre de 35 %.
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