Dématérialisation après réorganisation
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mercredi 20 mai 2009 |
Les projets de dématérialisation de procédures papier débouchent généralement sur une réorganisation de services. Mais l’inverse peut arriver aussi, comme dans le cas de cette grande entreprise de travail temporaire.
Une grande entreprise de travail temporaire, leader sur le marché français, n’était plus sûre que son réseau de 1 500 agences était parfaitement optimisé, tant sur le plan de son implantation géographique que des fonctions exercées par chacune d’entre elles. Elle a donc demandé à la société de conseil en management FBH Associés (Paris) de procéder à son évaluation et de trouver les moyens d’en améliorer la productivité.
Difficile, devant un problème comme celui-ci, d’avancer tout de suite des recommandations. « Il faut d’abord comprendre pourquoi le réseau est comme ça et pas autrement, explique Frédéric Boury, gérant associé du cabinet conseil. Un maillage est toujours le produit d’acquisitions et d’évolutions successives. » Ces agences remplissaient peu ou prou quatre fonctions : production, commercial, gestion administrative et support. Mais leur implantation était-il pertinent par rapport à ces fonctions ? Il fallait distinguer les présences en zones saturées et en zones à potentiel. Selon qu’on les évaluerait par rapport au potentiel commercial ou au requis des fonctions, le diagnostic ne serait pas le même. Les bons résultats réalisés dans une zone à bon potentiel peuvent ainsi masquer une productivité insuffisante. Selon le cas, il fallait rationaliser ou simplement optimiser.
Très vite, en tout cas, la dématérialisation et la mutualisation des fonctions sont apparues comme des leviers de gains de productivité. Avant d’établir ses factures, chaque agence doit en effet collecter les justificatifs et les relevés d’heures de chaque mission. Tâches évidemment exécutées manuellement. De la même façon, chaque agence assurait manuellement l’édition et la mise sous pli de ses factures et de ses fiches de paye. FBH Associés a proposé de les dématérialiser. Les contrats de travail de temporaire sont donc désormais mis en place et gérer via un site Internet, qui assure également la collecte des relevés d’heures. Quant à l’éditique et au postage des factures avec leurs justificatifs ainsi que des fiches de paye, ils ont été confiés à un prestataire spécialisé.
Autre préconisation : FBH Associés a observé que certains clients, les PME notamment, n’avaient pas besoin d’être démarchées par des commerciaux. Pour satisfaire leurs besoins occasionnels, il suffisait que soit mis à leur disposition un numéro vert et un plateau de télé-opérateurs. Ce qui a également été réalisé. Le cabinet conseil, enfin, a recommandé de découpler des agences la collecte et l’exploitation informatique des CV et de confier celles-ci à des « centres de recrutement », sans pour autant supprimer toutes les tâches de saisie manuelle dans les plus petites agences, où elles pouvaient continuer d’être associées à la fonction d’accueil.
L’ajustement du maillage, agence par agence, a néanmoins pu s’opérer quasi naturellement par le jeu du turn-over, relativement élevé dans ce secteur d’activité. C’est en tout cas pour pouvoir mieux piloter les réorganisations en amont et en aval des projets de dématérialisation dans les grandes organisations, que Opus Conseils vient de s’allier à FBH Associés. Ils plancheront ensemble sur le problème similaire posé par le réseau du transporteur et logisticien Norbert Dentressangle.
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