Bouygues Construction veut dématérialiser toutes ses factures fournisseurs
| Rédigé par Pierre Berendes le Lundi 30 mars 2009 |
Le leader du BTP a beaucoup plus de fournisseurs qu’un Carrefour ou un Auchan. Des fournisseurs, qui changent de surcroît à chaque chantier. Et pourtant, il va automatiser le traitement de toutes leurs factures dans l’ensemble de ses 450 entités dans le monde.
Ce programme d’automatisation s’inscrit dans un projet plus vaste, d’harmonisation de la gestion financière des chantiers et d’amélioration du pilotage, le projet Edifice. Amorcé en 2005, il entre à présent en phase de déploiement. La première entité à l’appliquer depuis fin 2008 est la filiale Pertuy Construction (35 000 factures/an) pour la construction d’un hôpital à Nancy. Brézillon à Paris (50 000 factures/an) a suivi en janvier 2009. Chacune des autres entités du groupe enchaîneront par intervalle de trois mois, en France d’abord, puis à l’international.
Le programme va concerner à terme 1,5 million de factures par an. Il fait suite à la mise en place, au siège de Guyancourt, d’un ERP unique de dernière génération, SAP ECC6. « Chacun de nos chantiers, explique Bernard Cottinaud, directeur du centre de compétence SAP de Bouygues Construction, porte sur des montants énormes, mais avec des marges toujours très faibles. » Pour les conforter, il fallait refondre la gestion financière des chantiers, mécaniser les tâches sans valeur ajoutée, ne saisir qu’une seule fois chaque information pour ainsi libérer du temps et fiabiliser les relations avec les partenaires. « Edifice, complète Bernard Cottinaud, est donc un projet d’organisation, avant d’être un projet technique. »
Solution retenue ? Les trois modules de l’éditeur suédois ReadSoft : Invoices pour la numérisation et le vidéocodage des factures entrantes, Invoice Cockpit pour leur rapprochement avec les bons de commandes de l’ERP, et le workflow Webcycle pour la gestion des anomalies et des approbations. Chaque entité a l’obligation de traiter la totalité de son flux entrant avec ces outils. Mais pour éviter toute manifestation de rejet, chacune est libre de s’organiser comme elle l’entend.
Au début, on observe que les comptables tiennent à garder la main sur la numérisation et le vidéocodage. Mais comme la tâche est ingrate et répétitive, il faut bien vite les remplacer par des personnels ad hoc. Ces mêmes comptables, par contre, s’adaptent bien aux nouveaux métiers de « cockpiteur » et de gestionnaire des anomalies, en liaison avec les chantiers.
A ce stade, 25 % des factures entrantes avec commandes sont traitées automatiquement. Un pourcentage que Bouygues Construction cherchera à améliorer progressivement en demandant à ses fournisseurs de conformer leurs factures papier. « Puis nous déterminerons avec quels fournisseurs nous pourrons passer en EDI et à la dématérialisation fiscale des factures », annonce le directeur du centre de compétence SAP.
L’intégration de la suite ReadSoft Documents avec l’ERP SAP et la Ged EMC Documentum est réalisée ReadSoft, mais la mise en place est faite par IBM Services. Pour la maîtrise d’ouvrage, Bouygues Construction s’est également fait assister d’Ineum Consulting, qui, une fois de plus, a trouvé ici l’occasion de mettre en oeuvre, dès l’amont, son approche « purchase-to-pay » globale.
Du coup, Ineum Consulting a également resserré son partenariat avec l’éditeur suédois. « La fonction « sas de gestion » de ReadSoft Invoice Cockpit est, en effet, unique, souligne Claude Lebrun directeur associé de la société de conseil. En transformant chaque facture en pièce comptable, elle évite de créer un bon de commande pour les factures sans commandes (EDF, notes de frais…). Elle accélère la gestion des anomalies, où est à rechercher le vrai bénéfice de la dématérialisation. »
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