L’archivage de mail chez Eutelsat
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Vendredi 12 décembre 2008 |
L’opérateur européen de satellites archive ses mails cinq ans, mails personnels compris, séparément des autres données, conformément aux recommandations de la Fedisa.
Pour régler le problème de l’archivage des mails au sein de son organisation de 540 personnes, Frédéric Goby, responsable production systèmes et réseaux d’Eutelsat Communications, a pour ainsi dire du trouver tout seul la solution. « Car personne chez nous, dit-il, pas même la direction juridique, n’a été capable de dire ce qu’il fallait conserver juridiquement. »
Le parti a donc été pris de tout conserver, mails personnels compris, de capturer tous les échanges au fil de l’eau et de confier leur indexation automatique en texte intégral et la gestion de leur conservation et de leur restitution au logiciel EmailXtender d’EMC. En application de la loi du 17 juin 2008, portant réforme de la prescription en matière civile, Eutelsat a retenu une durée de conservation de cinq ans. Ce qui induit deux contraintes : que cet « archivage » soit déclaré à la Cnil et que les mails soient détruits à terme de ces cinq ans.
La mise en place de cette solution fait suite au déploiement à partir de 2004 d’une bureautique Microsoft, en remplacement d’une infrastructure sous Novell NetWare, dont les données étaient jusque là sauvegardées de manière indifférenciée sous EMC Legato Networkers. « Nous avons maintenant un archivage à caractère juridique, proche des normes légales, commente Frédéric Goby. Quand ils sont gérés par EmailXtender, les mails sont pour les juges plus qu’un début de preuve, surtout que nous les conservons dans deux baies Clariion CX3-340 redondées à Paris et Rambouillet. »
Depuis cette mise en place, trois cas de reconstitution se sont posés. Il fallait prouver dans le premier cas le respect de certaines obligations, l’interprétation d’un commissionnement dans le deuxième, et l’utilisation abusive du SI par un employé dans le troisième. Dans les trois cas, la vérification a été concluante, mais à cause de la présence des mails personnels et conformément aux exigences de la Cnil ces restaurations ont du être exécutées en présence de trois personnes : le directeur juridique d’Eutelsat, son directeur des ressources humaines et l’administrateur du système.
C’est pourquoi Frédéric Goby voudrait trouver le moyen d’exclure les mails personnels de cette conservation de cinq ans et supprimer les fichiers .pst personnels. Il estime également que certains échanges de mails devraient être conservés au-delà de cinq ans.
Nous sommes désolés, les commentaires pour cet article sont fermés.
