Ivalua Buyer intègre la facturation entrante
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Vendredi 12 décembre 2008 |
La tendance à l’intégration du traitement des factures entrantes aux plates-formes d’e-procurement se confirme. Ivalua vient de la réaliser pour Ivalua Buyer.
La plate-forme d’e-sourcing, d’e-procurement et de gestion de la performance achat Ivalua Buyer d’Ivalua (Orsay) a déjà été adoptée en tout ou partie par plusieurs dizaines d’entreprises en France (dont Bouygues Construction, Areva, Technip, Arcelor-Mittal, Total, Faurecia, Natixis, Caisse d’Epargne et Crédit Agricole), soit en mode internalisé, soit en mode ASP). Comme beaucoup d’autres, elle se doit à présent d’intégrer la facturation entrante.
Jeune pousse née en 2000, Ivalua n’a évidemment pas la taille pour monter et déployer elle-même des infrastructures de numérisation et d’indexation des factures papier. Elle a donc choisi de s’appuyer sur celles de Pitney Bowles Asterion, qui peut en effet proposer une quinzaine de centres de services partagés à travers la France, basés sur la technologie EMC Captiva.
En conséquence pour pouvoir être traitées par Ivalua Buyer, les factures entrantes doivent donc d’abord être dépouillées, numérisées et indexées, avec extraction des données utiles, dans l’un de ces centres de Pitney Bowles Asterion. Ce centre transmet ensuite quotidiennement à la plate-forme Ivalua Buyer les images PDF de ces factures par lots de 250 factures, accompagnés de leur fichier d’indexation, contenant toutes les données utiles extraites par OCR avec leurs méta-données d’indexation, les originaux papier étant conservés et archivés par Pitney Bowles Asterion, conformément à cette indexation.
Ivalua Buyer rapproche ces données avec les informations de commande et de réception de même qu’avec la liste des fournisseurs qu’il possède déjà, puis verse le tout dans le workflow Ivalua de l’entreprise cliente pour la validation, la correction des anomalies et la mise en paiement, en intégration directe, donc sans ressaisie, avec l’ERP ou le système de comptabilité existant. « Les opérationnels de l’entreprise cliente, résume Florent Connac, responsable R&D d’Ivalua Buyer, ne manipulent donc plus de papier. Ils ne voient passer que des images. »
Les informations d’état de traitement de ces factures peuvent être mises à la disposition des fournisseurs les plus importants à travers un portail. Un avis de règlement peut également leur être envoyé par mail en format libre.
Mais pas besoin d’être déjà un utilisateur de la plate-forme d’e-procurement Ivalua Buyer pour profiter de cette dématérialisation. Il est tout aussi possible de commencer par cette dématérialisation (module Buyer Invoice) pour aller ensuite vers l’e-sourcing et l’e-procurement.
« Buyer Invoice, précise Florent Connac, est donc tout à la fois une évolution de notre plate-forme Ivalua Buyer et une offre en tant que telle. » Elle concerne toute entreprise à partir de 50 personnes.
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