Le CSP, premier pas vers l’entreprise sans papier
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Lundi 27 octobre 2008 |
Il est toujours aussi difficile d’établir des relations nativement électroniques avec tous ses clients et fournisseurs. La solution est alors le Centre de services partagés (CSP), numérisant et ventilant tout le courrier entrant. Un domaine où excellent les technologies Itesoft.
Le 21 octobre dernier, devant l’Association nationale des directeurs financiers et de contrôle de gestion (groupe Ile-de-France), Itesoft a pu faire parler trois de ses clients, tout-à-fait illustratifs de la multiplication actuelle des centres de services partagés, premier pas vers des dématérialisations plus amples.
Premier exemple : le groupe ECF, important distributeur de petits matériels et de consommables aux professionnels de la restauration hors foyer. « Nous avons tenté de convaincre nos clients de régler leurs factures par virement ou prélèvement, explique Ana Favier, adjointe au directeur administration et financier. Mais les restaurateurs sont très attachés au chèque. » Aussi, le groupe ECF s’est-il doté d’un CSP numérisant et identifiant par LAD Itesoft ses quelque 500 chèques entrants quotidiens, avec et sans coupon. 80 % d’entre eux sont rapprochés automatiquement. Les 20 % restants doivent être rapprochés manuellement, mais ce sont surtout les chèques des nouveaux clients. En tous les cas, 100 % des chèques entrants quotidiens sont désormais comptabilisés avant midi. « Nous avons gagné un à deux jours de valeur et économisé 2 ETP sur 3 », résume l’adjointe au DAF.
EDF, lui, n’a qu’un petit nombre de fournisseurs récurrents, ses fournisseurs de compteurs et de matériel de réseau principalement. Il va donc pouvoir les mettre en EDI, avec Seres. Mais pour traiter les 1,5 millions de factures annuelles de ses 40 000 autres fournisseurs, il met en place 4 centres de numérisation, appelés à remplacer une vingtaine de sites d’enregistrement manuel des factures. Ces 4 centres vont envoyer leurs images à un site central d’OCR, qui les rapproche avec les bons de commandes conservés par les 5 mandants ERP SAP du groupe. Sur un premier test de 40.000 factures, la solution Itesoft Free Mind Invoices affiche un taux de succès des exports automatiques dans SAP de 90 %, les 10 % restant étant validés manuellement après vidéocodage. « La numérisation, observe Thierry Fouque, responsable du pôle logistique au sein de la Direction transformation, finance et gestion d’EDF, taylorise les tâches. Elle apporte des gains, sans complexité supplémentaire. » L’électricien se prépare donc à dématérialiser d’autres flux via son nouveau portail achats, dont la passation de commandes. Un CSP comptabilité sera également mis en place au siège.
Pour sa part, le Crédit agricole a mis en place un premier CSP pour ses caisses de la région Brie-Picardie. Celui-ci remplit une double vocation. En premier lieu, il numérise toutes leurs factures fournisseurs, avec lecture de leur tête et pied de page et vidéocodage, puis les injecte dans un circuit de validation multi-site en vue de leur intégration automatique dans l’application SmartStream. En second lieu, il numérise également tout le courrier entrant courant, pour l’identifier et le redistribuer par corbeille électronique. Un gain de productivité de 30 % a ainsi pu être constaté dans la gestion du contentieux. Chaque caisse a d’autre part gagné 3 à 4 ETP sur la comptabilité fournisseurs, qui ont pu être amortis par les départs en retraite. Gilles Hallier, responsable du département organisation et technologie du Crédit Agricole Brie-Picardie, a également observé une forte amélioration de la satisfaction client.
« Nous n’avons pas supprimé le papier, nous avons seulement supprimé la circulation du papier », résume Thierry Fouque d’EDF pour les trois intervenants. Mais dans les trois cas, les bénéfices retirés l’ont pleinement justifié.
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