Enfin un livre blanc sur l’archivage des mails !
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Vendredi 19 septembre 2008 |
Différents groupes de travail se penchent depuis quelque temps sur le problème de l’archivage des mails. Mais la Fédisa est la première à lui consacrer un livre blanc. Jean-Marc Rietsch, son président, répond à nos questions.
Pourquoi ce livre blanc, que vous dévoilerez le 7 octobre prochain ?
Jean-Marc Rietsch : En 2000, quand je sondais, à la demande du spécialiste américain Zantaz, les besoins en archivage des mails des entreprises françaises, elles ouvraient encore de grands yeux. Mais la situation a bien changé depuis. Plus aucun responsable ne maîtrise véritablement cette problématique. Les volumes échangés quotidiennement explosent et l’on voit bien que les capacités de stockage mises en place ne seront jamais suffisantes en l’état avec des budgets de plus en plus limités. La conservation et le traçage, pourtant, sont obligatoires, y compris en France. En cas de litige, tout responsable doit pouvoir prouver qu’il maîtrise son système d’information.
Votre livre blanc est donc un livre de méthode ?
J-M R : Il expose effectivement les architectures, les fonctionnalités et les règles d’usage qu’il est possible de mettre en oeuvre ; les avantages et les inconvénients des solutions internalisées et externalisées… Il propose une méthode de calcul des coûts et du retour sur investissement, qui peut être rapide. C’est un fascicule A4 d’une cinquantaine de pages, dans le même format que les précédents livres blancs de la Fédisa. Mais il n’y a pas une seule et même marche à suivre pour toutes les catégories d’entreprises. Nous avons identifié trois grandes familles de solutions. Dans tous les cas, il faut bien analyser ses besoins avant d’opter pour tel ou tel système. Et ne jamais se polariser sur une solution.
Quelles sont, selon vous, les grandes options possibles ?
J-M R : Il y a d’abord le choix entre une solution internalisée ou externalisée, confiée à un tiers archiveur. Plus l’entreprise sera petite, plus elle aura évidemment intérêt à externaliser et à profiter d’une solution mutualisée. On peut ensuite décider de conserver tous les mails émis ou reçus, à condition bien sûr de les dédupliquer, ou alors seulement les mails concernant telle ou telle catégorie d’utilisateurs. On peut aussi donner aux utilisateurs la possibilité de décider d’archiver leurs mails au cas par cas. Jusqu’à trois ans, les mails peuvent être conservés dans leur format natif ou HTML. Mais ceux qui doivent être conservés plus longtemps gagnent à être convertis dans un format plus pérenne comme PDF/A, non pas dès l’émission, mais par le système d’archivage. Une durée plus longue suppose également une restriction des droits d’accès.
A ce stade, recommandez-vous des éditeurs ou des tiers archiveurs ?
J-M R : L’un des critères de choix doit être la facilité pour l’utilisateur de consulter à tout moment ses propres archives. Dans les stockages de masse, ce sera la capacité à retrouver la bonne pièce en 48 heures. Symantec est ainsi classé en tête du Magic Quadrant du Gartner, mais c’est la solution IAP (Integrated Archiving Platform) de HP qui a été préférée par le Nasdaq. En France, CDC Arkhinéo reste le seul tiers archiveur spécialisé, d’autant que c’était sa vocation d’origine. Google ne pose pas de problème technique, mais ne prend pas d’engagement en matière de service. Il peut convenir pour les mails sans conséquence. Pour les autres mails, le respect de leur confidentialité n’est pas vraiment garantie.
Propos recueillis par Jean-Claude Streicher
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