Dossier : pourquoi et comment archiver les mails (2/3)

Rédigé par Jean-Claude Streicher

Quelle politique d’archivage ? Que ce soit sur site ou en mode hébergé, deux écoles s’affrontent.

Les prestataires de services diront qu’il faut à tout prix déterminer préalablement une politique d’archivage, savoir quels vont être les mails susceptibles d’engager la responsabilité de l’entreprise et qu’il convient d’archiver pour telle ou telle durée. Cette politique sera mise en oeuvre non pas tellement en fonction du contenu des mails échangés, mais de la position occupée dans l’entreprise par les différents émetteurs et récepteurs de courriels.

Les fournisseurs de systèmes de stockage diront au contraire, que l’augmentation exponentielle à coûts quasi constants de la capacité de leurs systèmes, dispense de faire ce tri préalable. Tout, en définitive, peut être directement archivé, pourvu que les données soient dédupliquées et que le moteur de recherche (l’e-discovery) soit efficace et pertinent.

L’autre problème est celui du format d’archivage : propriétaire ou normalisé ? Le groupe de travail Pacel (Pratique de l’archivage du courrier électronique) constitué en 2006 par l’Adij (Association pour le développement de l’informatique juridique) a évalué six solutions d’archivage du marché (Adobe, Stelae Technologies, STS Group, Outsafe, Keyvelopp-Imaterialis et CDC Arkhinéo).

Sa conclusion ? A la différence du document papier, explique Philippe Bazin, avocat au barreau de Rouen, le message numérique comporte une face apparente et une face cachée, les métadonnées, élément essentiel de l’intégrité des messages. Archiver un courriel oblige donc à conserver également ces métadonnées. Les garder dans un format propriétaire ne donne aucune garantie de lisibilité dans le temps. Les formats PDF et PDF/A, si. Le Pacel recommande d’autre part d’adjoindre au système d’archivage un outil de Ged, qui indexera les documents et déterminera la manière de les récupérer dans l’ordinateur où ils sont entreposés.

De telles solutions ne sont pas encore disposibles. RTE Network, par exemple, ne propose qu’un convertisseur PDF, intégré dans Windows Office, et qui convertit en PDF les documents à joindre à un mail. Ces PDFmail peuvent aussi étre créés par un serveur centralisé, PDFmail Pack Server. 

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