Et l’e-facturation dans les grandes villes ?
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Vendredi 29 août 2008 |
Comme les entreprises, les grandes villes reçoivent des milliers de factures par an. Du pain béni pour la dématérialisation ? Pas vraiment. Un contrôleur de gestion en charge de la dématérialisation nous a fait part de ses contraintes et de ses premiers succès.
Les grandes collectivités territoriales reçoivent autant de factures que les grandes entreprises. Jusqu’au paiement tout peut être identique, de son traitement à l’ordre à payer. Et pourtant, l’e-facturation y est toujours à ses débuts. Surtout que les Chambres régionales de comptes continuent d’exiger des municipalités, en cas de dématérialisation, de conserver les factures originales dix ans pour les dépenses d’investissement et cinq ans pour les dépenses de fonctionnement, alors que jusqu’ici l’original est conservé chez le trésorier qui assure le paiement.
L’autre différence, de taille, avec les entreprises, est que ces factures ne sont pas honorées par des virements bancaires ordinaires, mais par le Trésor public, après que celui-ci ait reçu des ordres à payer dument validés. Aussi aucun des prestataires d’e-facturation ne s’est-il encore intéressé à ce marché, à l’exception du réseau Sakarah (groupe Imprimerie nationale), qui, avant l’été, a annoncé une offre ciblée pour cette rentrée.
Pour autant, cette situation ne devrait pas empêcher nos grandes villes de numériser leurs factures entrantes et d’en faire circuler les images dans un workflow de validation, ne serait-ce que pour garantir le respect des délais légaux de paiement et ainsi fidéliser leurs fournisseurs. Mais même ce minimum n’est réalisé nulle part.rt.
Les solutions du marché ne semblent d’ailleurs pas très convaincantes. "Je me suis renseignée sur ce qui se faisait, nous écrit le contrôleur de gestion d’une ville de plus de 100 000 habitants traitant plus de 30 000 factures par an. J’ai été surprise de constater que seules des usines à gaz étaient proposées, plus compliquées que les procédures manuelles existantes." Ce contrôleur de gestion a donc développé avec l’informaticien comptable, et à l’économie, sa propre solution, pouvant se coupler avec n’importe quel logiciel comptable.
Celle-ci se compose d’une imprimante d’étiquettes code à barres à coller sur les factures entrantes, d’un copieur multifonction intégrant la conversion PDF et d’un petit programme maison. Ce logiciel se base sur le code à barres d’enregistrement pour séparer les factures PDF les unes des autres, les numéroter et les trier, puis pour alerter par mail chacun des services créateurs de la commande. Ces services disposent alors à l’écran des mêmes informations que la direction financière et peuvent rapprocher les factures avec le logiciel comptable comme avant..
Cette solution a supprimé la photocopie des factures, très consommatrice en papier. Elle n’a coûté que 100 euros (le prix de l’imprimante code à barres). Le traitement s’est fluidifié. "En un an, détaille le contrôleur de gestion, nous sommes passés de plus de 2 000 lettres de fournisseurs mécontents à 405 et les factures sont maintenant réglées en 26,1 jours en moyenne."
L’outil devance même les nouvelles directives de l’Etat demandant aux collectivités de réduire leurs délais de paiement à 30 jours. Le procédé de codes à barres mis en place devrait de plus pouvoir s’appliquer à d’autres domaines comme la gestion des carrières.
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