Dématérialisation fiscale des factures à l’envers chez Norauto
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Vendredi 30 mai 2008 |
En EDI, la dématérialisation des factures n’est généralement mise en place que bien après celle des bons de commande, de livraison et autres avis de réception. Norauto, lui, a commencé par là, et ça marche !
Cette inversion avait ses raisons : en ouvrant 15 nouveaux centres chaque année, le groupe de centres de réparation automobile a eu à gérer subitement un volume de factures fournisseurs en forte croissance. « Soit nous recrutions du personnel pour les traiter manuellement, soit nous les dématérialisions entièrement », explique Pierre Chatelain, responsable du support technique produit. Dès la fin des années 90, Norauto a ainsi fait le pari de la dématérialisation fiscale des factures en mode EDI structuré, conformément à l’article 289bis du code général des impôts, bien qu’aucune liaison EDI n’existait encore avec ses fournisseurs.
Depuis, l’application est bien sûr passée par plusieurs étapes technologiques et organisationnelles. Mais elle est maintenant parfaitement rodée, s’étend à l’international et à la refacturation interne. « En dix ans, calcule Pierre Chatelain, nous avons économisé trois hauteurs de Tour Eiffel de factures papier. »
Dans un premier temps, Norauto a réalisé cette dématérialisation fiscale en s’appuyant sur le logiciel Allegro, en commençant par ses plus gros fournisseurs (Michelin et Firestone) et les fournisseurs volontaires. Puis, pour s’affranchir de la couche réseau, il a adopté une solution Influe. Solution alors constituée de la plate-forme Editrade et du logiciel EdiDémat de contrôle des mentions obligatoires, d’archivage des factures Edifact et de gestion de la table des partenaires et des listes récapitulatives. Ces outils ont ensuite été remplacés par la plate-forme Synchrolink et Invoice Manager, d’Influe toujours, à présent intégré à Generix Group.
Ces applications et leurs serveurs sont maintenus et mis à jour par Generix Group et hébergés chez Redbus Telecity à Courbevoie (92), Norauto gardant la main sur le paramétrage des messages pour préserver toute sa réactivité. La première année, les e-factures sont conservées sur support magnétique, puis sur DVD, donc sans recours à un tiers archiveur. « Nous avons déjà eu quatre ou cinq contrôles fiscaux électroniques. Ils se sont toujours très bien passés », commente Pierre Chatelain.
La plate-forme tire pleinement avantage de la centralisation au siège à Lesquin (59) de la réception des factures et de la gestion comptable. Invoice Manager a ainsi déjà pu être partagée entre plusieurs des cinq enseignes du groupe (Norauto, Maxauto, Auto5, Carter-Cash et Midas) et Synchro Diffusion, sa filiale d’achats en gros, pour la refacturation interne.
Generix accompagne maintenant son client dans des projets au Benelux et en Italie. Norauto va également basculer sur un PGI SAP. Il n’émettra plus alors, vers son traducteur EDI, qu’un seul format de fichier (l’eDoc de SAP) au lieu de quatre jusqu’à maintenant. Mais il ne prévoit pas à court terme de dématérialiser les 25 % de factures (sur 2.000 factures par jour environ), que ses plus petits fournisseurs continuent de lui envoyer en papier.
A ceux qui hésiteraient encore à se lancer, Pierre Chatelain s’autorise à donner quelques conseils : être rigoureux, notamment pour les procédures d’archivage ; soigner les tests ; dématérialiser les factures et les avoirs ; créer non pas un fichier par ligne de facture, mais un seul fichier multiligne ; recalculer entièrement la facture, ses remises et sa TVA avant son rapprochement avec le bon de livraison ; rejeter non pas une à une les factures incorrectes, mais l’intégralité des lots dans lesquelles elles se trouvent. Elles sont alors rectifiées plus rapidement ; attention aussi à la numérisation des factures entrantes en PDF accompagnés de données. Elle ne garantit pas un enregistrement comptable conforme à la preuve fiscale.
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