Sanden restaure sa productivité sur les factures entrantes
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mercredi 30 avril 2008 |
Que faire quand vos clients vous imposent de réduire vos prix de 3 à 7 % par an ? Automatiser le traitement des factures entrantes avec Basware Invoice Automation, à l’exemple de Sanden Manufacturing Europe, près de Nantes.
Les donneurs d’ordre de l’industrie automobile sont vraiment sans pitié ! Ils demandent à Sanden Manufacturing Europe, producteur de compresseurs pour la climatisation, de réduire ses prix de 3 à 7 % par an, alors que le prix des matières premières ne cesse d’augmenter. Comment relever ce défi, sinon en améliorant sans cesse la productivité ?
Sanden l’a rétablie, entre autres, en automatisant le traitement de ses 24.000 factures fournisseurs par an, dont 14 000 factures de frais généraux émises par quelque 930 fournisseurs sur mille. Et cela au moyen d’un scan-lecteur de documents ZeDoc de BSV et du logiciel Basware Invoice Automation (BIA) de l’éditeur finlandais Basware, le tout en pleine intégration avec son outil de gestion BPCS.
Le bilan ? “Nous avons supprimé toute perte de factures, donc toute nécessité d’en faire des doubles et des duplicatas, résume Philippe Lemaitre, directeur financier de Sanden Manufacturing Europe. Nous avons maintenant une traçabilité en temps réel et nous pouvons répondre immédiatement à toute question d’un fournisseur. Nous avons réduit nos délais d’approbation et nous validons nos clôtures mensuelles à j+3, avec calcul du montant des livrés non encore facturés.”
D’ici un an, et après vérification de ses références articles et fournisseurs, Sanden devrait rapprocher non plus seulement 90 % de ses totaux de commandes et de factures, mais 90 % de ses lignes de factures avec leurs bons de commande et de réception, sans la moindre intervention manuelle. Son service comptable pourra alors se consacrer entièrement au contrôle de gestion et à l’analyse des coûts, tâches généralement négligées par les entreprises, faute de temps, alors que celles-ci sont génératrices de beaucoup de valeur.
A la réception du courrier, toutes les factures sont pourvues d’une étiquette code à barres. Puis elles sont numérisées et lues par un scan-LAD ZeDoc, sans avoir besoin de créer le moindre modèle. Les données de facturation, qui ont été extraites, sont ensuite rapprochées par BIA avec les données des commandes livrées, mais non encore facturées, qu’il reçoit tous les matins du logiciel BPCS. Si le rapprochement a coïncidé, BIA verse dans le logiciel de comptabilité, sous forme de bon à payer, l’écriture comptable qui en a résulté. En retour, ce logiciel transmet à BIA le numéro de pièce correspondant à la facture. BIA recevra également de ce logiciel toutes les données de paiement, lorsque la facture aura été réglée. Il a ainsi la traçabilité complète du processus.
Les factures qui n’ont pu être rapprochées automatiquement doivent par contre être vérifiées et complétées manuellement à l’écran avant de pouvoir revenir dans le circuit. BIA comprend également un workflow de collecte des accords de paiement ainsi qu’un requêteur permettant l’édition de rapports d’activité à la demande.
Outre Sanden, Mercuria, intégrateur de logiciels de gestion à Nantes et Tours, a également installé BIA chez Heuliez Bus, Juret, entreprise de génie électrique, ETPO (Entreprise de travaux publics de l’Ouest), Alcyon France (pour 40 000 factures entrantes par an) ainsi qu’aux Grands Moulins de Paris (pour 200 000 factures par an). BIA se recommande à partir de 15 000 factures fournisseurs/an en mono-site, et de 10 000 factures/an en multi-site. Il peut également traiter les factures reçues aux formats XML et EDI, en les reconstituant sous forme d’images pour les rapprochements à l’écran.
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