Markess étudie la démat’ des courriers entrants
| Rédigé par Grégoire Naudin le Jeudi 24 avril 2008 |
Markess International a mené une étude auprès de 225 entités pour faire le point sur l’avancée de leurs projets de dématérialisation de documents entrants. Le papier non dématérialisé va devenir minoritaire d’ici deux ans par rapport au papier numérisé et aux échanges électroniques.
Markess International a interrogé 225 entreprises des secteurs public et privé pour brosser un tableau de la dématérialisation des documents entrants et son évolution dans les deux années à venir. Trois types de documents ont été retenus : les documents papier qui circulent comme tel dans l’entreprise, les documents papier scannés, et les documents purement électroniques non structurés (e-mails, pièces jointes) ou structurés (flux EDI, XML, formulaires).
Parmi les éléments incitant les entreprises à dématérialiser, les sondés citent en priorité la traçabilité (73%) et les gains de temps (72%), avant l’amélioration du partage de l’information (70%) et la réduction des coûts (68%).
A l’heure actuelle, ces entités traitent en moyenne 57% de papier, 21% de documents scannés et 22% de fichiers électroniques. En 2010, la situation va complètement s’inverser, puisque le papier ne représentera plus que 22% des documents traités, contre 37% de fichiers scannés et surtout 41% de flux purement électroniques.
Une bonne partie des systèmes actuellement en production ou des chantiers à venir portent sur l’automatisation de certaines tâches comme la numérisation (34% aujourd’hui, 41% en projet d’ici 2010), l’archiva électronique (25% aujourd’hui, 50% en 2010) et la distribution en interne (27% et 38%).
Du côté des points de blocage, on retrouve surtout celui de la culture papier, avec une moyenne de 55% sur les répondants, avec une pointe à plus de 65% dans les administrations. L’investissement est aussi un facteur important pour 37% des répondants, devant la conduite du changement (36%) et la complexité des projets (35%).
Markess souligne à juste titre la grande diversité des cas de figure en fonction du métier de l’entreprise, avec des administrations très en pointe du point de vue de la maturité de leurs projets, mais dont la proportion de documents papier reste importante par rapport aux fichiers scannés ou électroniques. La banque/finance et l’assurance numérise beaucoup, et ses systèmes sont en place depuis longtemps. En revanche, le secteur des services est en net retrait, avec des projets encore jeunes et un taux de numérisation faible.
Le cabinet doit publier d’ici une quinzaine de jours un document d’une vingtaine de pages à propos de cette étude qu’il sera possible de télécharger depuis son site.
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