Maerys, la gestion open source du courrier entrant
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Mardi 25 mars 2008 |
L’open source infiltre peu à peu la dématérialisation. Maerys propose ainsi un framework de GED et d’archivage, disponible en libre téléchargement avec ses deux premières applications métiers, PeopleBox et LetterBox.
Il n’existait pas d’outil Open Source de gestion électronique de documents et d’archivage. Maerys a donc développé Maarch, disponible sur SourceForge et le site de l’Adullact. La SSLL parisienne en anime la communauté de développeurs. Et bien sûr, se propose de fournir les services habituels de formation, de développement et d’intégration sur mesure, puis de maintenance évolutive.
“Le succès de Maarch, détaille Laurent Giovannoni, directeur technique de Maerys, nous a nous-mêmes surpris. Depuis juin 2007, il a fait l’objet de plus de 5.000 téléchargements.” C’est qu’il est écrit en PHP 5, et non pas en Java comme Alfresco ou Nuxeo.
Le coeur de Maarch est compatible avec toute base de données SQL. Par-dessus, le framework PHP exécute les fonctions d’indexation, de création des méta-données d’archivage, de recherche par règles et de gestion des autorisations d’accès.
Sur cette plate-forme, Maerys propose deux applications métiers. La première, Maarch PeopleBox, gère la numérisation, l’indexation, le classement par arborescence, l’archivage et les autorisations de consultation des dossiers de salariés. Originalité : cette arborescence est modifiable et inclut une fonction d’alerte sur les pièces manquantes et les échéances arrivant à terme. Maarch PeopleBox a, par exemple, été implémentée par Maerys à la Caisse d’Epargne de Bretagne pour la gestion-archivage de ses quelque 1.300 dossiers d’employés, d’abord des nouveaux embauchés, puis de tous les autres, par reprise de l’existant.
Maarch PeopleBox a également été adoptée par Costes Gestion, la filiale de gestion des ressources humaines du groupe d’hôtels de luxe Costes. Là, elle gère plus de 2 000 dossiers de salariés particulièrement mobiles et changeants. Elle comporte donc un suivi rigoureux des entrées et des sorties ainsi qu’une alerte spécifique sur les arrêts maladie de plus de 21 jours. Elle assure d’autre part la gestion du “dossier permanent” (bulletins de paye, factures…) de l’ensemble du groupe.
D’autres implémentations sont en cours au Groupe Alpha, société de conseil RH aurpès des comités d’entreprise, de même qu’à l’Udaf 74 (Union départementale des associations familiales de Haute-Savoie).
Seconde application métier : LetterBox, pour la numérisation, l’indexation, la mise à disposition et l’archivage du courrier papier entrant. Elle inclut une notification par mail à chaque destinataire que son courrier est accessible dans l’application et qu’il faut le traiter. LetterBox a été adoptée par les mairies de Bezons, Rodez et de Rive-de-Giers ainsi que par le service informatique de la CDC. Elle inclut un connecteur vers les scans d’entrée de gamme Fujitsu ScanSnap.
Maarch sert également de plate-forme d’archivage de gros volume. Ainsi chez MBDA, la filiale Missiles du groupe EADS, elle stocke temporairement les documents de travail numérisés (propositions commerciales, spécifications techniques…) dans une application commune à trois sites en open space, puis les archive dans la GED de l’entreprise. Soit un million de documents gérés depuis trois ans. Au ministère des finances du Sénégal, Maarch archive les bulletins de paie des 120 000 fonctionnaires du pays…
Suite à une demande d’Orange, la prochaine version 3 du framework Maarch devrait s’enrichir d’un workflow déterministe de validation des documents ainsi que de l’auto-import des fichiers d’impression avec l’index associé. Elle pourra également s’interfacer directement à PeopleBox et LetterBox. Jeune pousse du libre, Maerys n’emploie que 8 personnes, dont 5 développeurs et 2 consultants.
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