L’Oréal s’attaque à la démat’ des factures entrantes
| Rédigé par Jean-Claude Streicher le Lundi 17 mars 2008 |
Après la dématérialisation fiscale de ses factures sortantes, L’Oréal engage celle des factures entrantes, mais avec B-process.
Pour ce 2e volet, l’industriel a choisi de commencer par les quelque 80 000 factures/an envoyées par près de 2 000 fournisseurs actifs à la plus importante de ses quatre directions, celle des produits grand public France, qui réalise 52,6 % de son chiffre d’affaires total.
Outre les bénéfices habituels de l’e-facturation (supprimer le papier, accélérer et fiabiliser la circulation des documents, améliorer la traçabilité et les relations avec les fournisseurs), L’Oréal s’est donné deux objectifs. "Le premier, explique Jean-Philippe Dran, directeur des études à la DSI, est d’apporter à nos comptables le confort de la fonction Invoice Cockpit de l’éditeur suédois ReadSoft, en intégration avec notre ERP SAP R/23 et notre gestion des commandes SAP SRM. Et le second, de mettre en place une solution transposable aux trois directions."
Pour avoir cette transposabilité, a donc été pris le parti d’une externalisation complète du service courrier et de sa numérisation. B-process, qui a été sélectionné comme opérateur d’e-facturation, a pu la fournir à travers son partenaire Groupe Bernard, d’ailleurs déjà utilisateur de logiciels ReadSoft pour le traitement des formulaires notamment.
Sur ce projet, L’Oréal a également tenu à n’avoir qu’un seul interlocuteur, l’intégrateur SAP Viseo. Sous son pilotage a ainsi été mise en place la chaîne de traitement suivante. Depuis février 2008, les fournisseurs envoient leurs factures papier à une boîte postale non plus L’Oréal, mais Groupe Bernard. Celui-ci les numérise, à la ligne ou au pied de page, dans deux formats, XML et PDF (noir et blanc, pour avoir plus de contraste), avant de les adresser à B-process. Ce dernier convertit les fichiers XML au format SAP IDoc, les contrôle par rapport au référentiel fournisseurs de L’Oréal, puis les transfère avec les PDF à L’Oréal, les fichiers IDoc étant pour leur part directement injectés dans le module Cockpit de ReadSoft, point d’entrée des factures électroniques.
Pour profiter de la fonction Invoice Cockpit de ReadSoft, les comptables ont quant à eux été équipés d’un écran 19”. Ils peuvent ainsi visualiser en même temps le PDF de chaque facture et la transaction SAP Miro correspondante, puis joindre directement ce PDF au bon à payer, le paiement étant ensuite déclenché dans le workflow par la direction financière comme une autre transaction SAP.
En attendant de passer à la dématéralisation fiscale complète, les fichiers PDF et IDoc sont conservés chez L’Oréal sur une plate-forme Ixos Software (à présent Open Text), où ils sont accessibles pour toute consultation interne. Les originaux papier, eux, sont provisoirement archivés par Recall.
Au démarrage, 85 % des factures étaient encore incorrectes (pour oubli du n° de commande, écart de prix ou non-réception de la marchandise). Mais ce taux devrait progressivement descendre à 50 %. Après quoi, il sera proposé aux plus gros fournisseurs d’émettre directement leurs factures sous forme électronique, le service Invoice Cockpit étant par définition capable de concentrer tous les types de flux. A cette date, des pics de plus de 400 factures peuvent être déjà traitées par jour.
C’est la première fois que les technologies B-process sont associées à celles de ReadSoft.
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