Convention e-business de Lyon: la démat’ des factures, outil de productivité dans les entreprises
| Rédigé par Mark Furness le Mercredi 9 mai 2007 |
L’ensemble des acteurs qui s’est exprimé sur la dématérialisation des factures, à l’occasion de le Convention e-business de Lyon des 3 et 4 mai, a rappelé qu’il fallait distinguer les trois niveaux de dématérialisation des factures dans l’entreprise : dématérialisation des factures papiers, dématérialisation simple des factures et enfin, dématérialisation fiscale. Les diffèrents intervenants ont rappelé le cadre législatif et réglementaire, à présent complet, qui régit cette dématérialisation: Directive européenne 2001/115, article 17 de la Loi de Finances Rectificative 2002 et décret 2003-632.
Cette dématérialisation doit respecter au moins 4 conditions : authentification de la facture, authentification de l’émetteur, traçabilité des documents et respect des règles de TVA. Quant aux avantages attendus de cette dématérialisation, ils sont de trois ordres : gain de sécurité, gain de temps et, bien sur, gain financier. Ce dernier point est essentiel car les chiffres avancés par les intervenants ont de qui faire réfléchir: chaque facture coûte, en moyenne, 10 euros à son émetteur et 20 euros au récepteur.
Si l’on considère ce coût unitaire on imagine mieux les enjeux économiques pour les entreprises. Chez EDF, par exemple, la dématérialisation des factures a été mise en place grâce à Invoice Manager de Prologue. Cette plate forme "open source", qui tourne sous Linux, a permis une réduction de moitié du coût de traitement global des factures. Mais au delà de cette économie directe, cette dématérialisation a également permis un redéploiement des tâches et du temps travaillé vers des activités commerciales génératrices de revenus et de profits.
Autre exemple de dématérialisation réussie, celle menée chez Nielsen Bainbridge. Cette société, fondée en 1967, est spécialisée dans la fabrication de cadres et baguettes en bois et aluminium. Elle compte 2.000 références et a comme clients des grands du bricolage, comme Leroy Merlin, Castorama et Bricorama et doit traiter plus de 20.000 factures par an. Nielsen Bainbridge a entrepris en 2005 une dématérialisation de ses factures avec ses principaux clients et notamment avec Leroy Merlin, en recherchant deux objectifs : économiser sur les coûts administratifs et simplifier les procédures. Grâce à la plate-forme Flow Manager de Prologue, Nielsen Bainbridge a parfaitement atteint ses objectifs, sans sacrifier à la simplicité d’exploitation car Flow Manager alerte automatiquement par mail de chaque dysfonctionnement. Au final, cette dématérialisation a pu être financièrement amortie en moins de deux ans.
Les intervenants ont enfin souligné que la dématérialisation numérique dans les foyers et notamment le passage à la photo numérique, a levé le frein psychologique qui retardait la généralisation de la dématérialisation des factures et documents d’entreprises.
Il reste que l’intégration de la dématérialisation dans le système d’informations de l’entreprise doit être pensée et mise en oeuvre avec soin et que les meilleures solutions sont celles qui, in fine, reposent sur les outils et répertoires des utilisateurs et ne changent pas leurs interfaces habituelles de travail. De ce point de vue, plus le domaine d’application suppose une forte intégration, plus la solution retenue devra répondre à des normes et standards ouverts et évolutifs.
Dans tous les cas de figure, un bon système de GED constitue une condition nécessaire, bien que non suffisante, au bon déploiement d’une solution de dématérialisation des documents de l’entreprise et notamment des factures.
Nous sommes désolés, les commentaires pour cet article sont fermés.
