De la numérisation aux solutions hébergées
| Rédigé par Frédéric Bordage | |
Peu nombreux sur le marché français, les éditeurs se regroupent pour proposer des offres complètes et mieux intégrées.
Le marché de la dématérialisation est segmenté selon cinq grandes étapes qui caractérisent le traitement des factures :
1. Etablir la facture dans un format numérique depuis l’ERP ou le logiciel comptable,
2. Dématérialiser les factures papier et les signer électroniquement,
3. Transférer les données vers l’acheteur,
4. Archiver les documents en respectant les contraintes légales,
5. Contrôler et valider les factures pour déclencher leur paiement et régler les éventuels litiges.
Nous ne reviendrons pas ici sur la première étape car tous les éditeurs sont en mesure d’exporter les données relatives aux factures dans un format ASCII ou XML.
La dématérialisation des factures papier est en revanche une solution complémentaire à la dématérialisation fiscale. Le cœur de l’offre de dématérialisation fiscale se concentre sur les seules étapes 3 à 4.
L’ensemble des éditeurs travaillent cependant main dans la main pour offrir une offre de bout en bout couvrant tous les aspects des projets.
Les acteurs de la lecture automatique de documents (LAD) couvrent la seconde étape qui se révèle optionnelle. Les opérateurs couvrent les étapes 3 à 5 en s’appuyant généralement sur les offres de spécialistes de chacune des étapes 3 (transfert), 4 (archivage et certification), 5 (traitement des factures).
Les offres de produits et de services sont donc segmentées en quatre typologies d’acteurs :
• les spécialistes de l’acquisition de documents papier,
• les outils de gestion de facture,
• les tiers archiveurs et tiers de confiance,
• et enfin les solutions de dématérialisation fiscales proposées sous la forme de logiciels ou de services par des opérateurs.
Les spécialistes de l’acquisition
Les spécialistes de l’acquisition se focalisent sur la numérisation, la lecture, la reconnaissance et le traitement automatique des documents. La plupart couvrent toutes ces étapes. Les solutions de ces éditeurs sont souvent affublées du sigle LAD qui signifie Lecture Automatique de Document (LAD).
La diversité des formats de document complexifie l’automatisation de la lecture. La mise en place de ces solutions nécessite donc une période de rodage pendant laquelle le logiciel apprend à reconnaître et à traiter correctement les documents qui lui sont soumis.
Certains éditeurs tels que Itesoft, SWT ou Iris possèdent une offre dédiée aux factures et la plupart se sont associés à des opérateurs tels que b-process. Aujourd’hui ceux-ci s’associent à des éditeurs de LAD pour dématérialiser 100 % du flux, sachant que la LAD concerne les quelques fournisseurs non récurrents avec un volume annuel de factures insuffisant pour justifier leur connexion à la plate-forme.
Selon Iris, la LAD couplée à l’archivage électronique des factures permet de réduire le travail d’archivage et le temps de recherche de près de 90 %. L’outil de workflow associé à ces outils réduirait quant à lui le temps d’approbation des factures de 40 à 60 %.
| Avantages | Inconvénients |
| • Élimination de la saisie et du papier • Adaptabilité à tous les fournisseurs • Première étape vers une dématérialisation complète du cycle de facturation |
• Pas de lecture 100% automatique • Pas de dématérialisation fiscale • Ne répond qu’aux besoins des destinataires des factures |
Les outils de gestion de facture
Certains éditeurs d’ERP tels que PeopleSoft fournissent des outils de gestion de factures. eSettlement - l’offre de PeopleSoft - automatise par exemple le rapprochement commandes / factures. Elle peut donc être utilisée dans le cadre d’une dématérialisation fiscale, papier, ou les deux.
Les réseaux à valeur ajoutée
La majorité des factures dématérialisées sont aujourd’hui transportées en EDI sur des réseaux à valeur ajoutée spécifiques. La norme EDI liée à la facture est EDIFACT. Ces réseaux, les passerelles EDI associées et les prestataires existent depuis de nombreuses années. L’offre EDI est particulièrement développée dans des secteurs tels que l’automobile ou la grande distribution. L’offre est donc mature. Elle n’en reste pas moins lourde et donc coûteuse à mettre en œuvre.
L’infrastructure technique est la même que pour les autres échanges EDI : acheteurs et vendeurs sont connectés via leur passerelle EDI à un réseau à valeur ajoutée (RVA) qui transporte les messages d’une entreprise à l’autre.
| Avantages | Inconvénients |
| • Réduction des coûts de saisie • Accélération des échanges • Maturité des solutions et du service associé |
• Échange point à point limitant la généralisation et la mutualisation • Peu de communication inter-sectorielle, peu d’interopérabilité • Coûts d’utilisation de réseaux à valeur ajoutée (allegro, Atlas 400,…) • Solutions coûteuses pour un faible nombre de fournisseurs concernés • Approche plus technique que fonctionnelle • Formalisme complexe : EDIFACT définit des normes et des formats de documents non gérés par les logiciels. • Nécessite un équipement detous les acteurs en stations/logiciels EDI. |
Les tiers de confiance et tiers archiveurs
Les contraintes légales liées à l’émission et l’archivage des factures – et d’autres documents de gestion – nécessitent le recours à deux types de prestataires. Les «archiveurs» répondent à la nécessité de conserver pendant des durées très longues (généralement de 6 à 10 ans) les factures électroniques. Ils disposent d’infrastructures techniques dimensionnées en conséquence. Leur service consiste à horodater les factures électroniques, à les conserver dans des conditions encadrées juridiquement, à veiller à ce qu’aucune modification n’y soit apportée durant la durée légale de conservation et enfin permettre l’accès aux archives électroniques (notamment en cas de contrôle fiscal de l’entreprise ayant dématérialisé ses factures électroniques).
L’intégrité et l’authenticité des documents est assurée au moyen d’un procédé de signature électronique et d’un certificat électronique délivré par un Prestataire de Services de Certification tiers (appelé couramment tiers de confiance). Ce tiers de confiance doit présenter des garanties de pérennité compte tenu des obligations dans le temps de l’archiveur.
Ces deux typologies d’acteurs se regroupent généralement pour co-marketer une offre la plus complète possible. CDC-Zantaz (archiveur) a par exemple passé des accords avec La Poste et la Banque Populaire (tiers de confiance). Comme les autres acteurs de ce marché, les tiers de confiance et les archiveurs ont passé des accords avec les opérateurs.
Les plates-formes hébergée des opérateurs
Des solutions de dématérialisation fiscales sont proposées par des opérateurs ASP (b-process et Deskom par exemple) et des prestataires EDI traditionnels (Seres, Influe, EuroEDI). Outre leur rôle de «transporteurs de factures», ces opérateurs fédèrent l’ensemble des offres des acteurs du marché de la dématérialisation pour offrir un guichet unique aux entreprises.
Ils concentrent ainsi acheteurs et fournisseurs autour de plates-formes ASP dont le modèle économique est en tout point similaire à celui des places de marché.
Les opérateurs proposent généralement quatre services majeurs : intégration comptable, présentation de la facture sur le web, gestion collaborative des factures et archivage électronique en respect avec le cadre juridique.
Une plate-forme telle que celle de b-process relie les systèmes d’information de l’acheteur et du fournisseur (ERP à ERP par exemple) mais conserve une trace du document pour se conformer aux exigences du cadre légal (logs de connexion, historisation des échanges, etc.). Le back-office de ces outils permet à l’acheteur comme au fournisseur d’accéder à tout moment à un dossier de facturation pour régler un litige ou approuver un paiement.
Par rapport à l’EDI ce système à l’avantage d’être accessible depuis n’importe quel navigateur et il s’adapte facilement à l’hétérogénéité des systèmes d’informations. Certaines plates-formes s’appuient en effet sur des solutions d’EAI (Enterprise Application Integration) qui possèdent des centaines de connecteurs prêts à l’emploi. L’intégration avec SAP ou PeopleSoft est donc plus rapide et moins coûteuse que l’interfaçage d’une passerelle EDI.
Les entreprises ont donc le choix entre gérer leurs transactions en interne - avec toutes les contraintes légales que cela suppose - ou externaliser leur gestion auprès de tiers. «L’entreprise qui décide de dématérialiser ses factures reste seule responsable de la validité de celles-ci à l’égard de l’administration fiscale et supporte donc dans tous les cas les conséquences de la nullité de celles-ci» précise, Olivier Menant, avocat spécialisé dans le droit des nouvelles technologies au cabinet Gide Loyrette Nouel.
Cette deuxième voie motive généralement les fournisseurs par une mise en œuvre simple, une mutualisation des coûts et la possibilité de diminuer l’encours clients. L’interfaçage avec la majorité des logiciels de comptabilité accélère notablement les déploiements. Il suffit souvent d’installer une passerelle XML devant l’ERP des deux entreprises. Les plates-formes ASP se chargent ensuite de «créer», signer électroniquement, horodater et archiver les échanges afin d’apporter la conformité légale aux documents échangés.
Pour parvenir à offrir tous ces services, les opérateurs s’associent à la fois avec les spécialistes de l’acquisition de documents, mais aussi avec des tiers archiveurs et tiers de confiance. C’est notamment le cas de Trust & Pay qui va jusqu’à proposer la prise en charge des paiements interbancaires.
| Avantages | Inconvénients |
| • Pas d’installation de matériels ou logiciels (ASP) • Simplicité de mise en oeuvre et évolutivité • Une interface pour l’ensemble de ses partenaires • Hétérogénéité des formats gérée par le prestataire • Réglementation et fonctionnalités gérées en central • Approche fonctionnelle (visualisation de la facture – traitements associés) • Interopérabilité (flexibilité du XML) • Déploiement simple vers les partenaires commerciaux • Prise en compte des contraintes DGI (archivage et signature électronique) • Pas d’investissement lourd, redevance à l’usage et mutualisation des coûts |
• Solution encore peu répandue • Pas de maîtrise de la plate-forme • Incompatibilité des rares solutions disponibles sur le marché français |
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